Karta, bon, upominek – jaki prezent świąteczny jest najlepszy dla pracownika i pracodawcy?

Święta to czas, w którym warto dzielić się radością. Chociaż nie jest to obowiązkiem, wiele firm decyduje się na to, aby zrobić pracownikom prezent w tym szczególnym okresie. Zobacz, co może się nim stać i dlaczego karta żywieniowa na święta to dobry pomysł.

Karta żywieniowa na święta – co warto wiedzieć?

• Aby prezent na święta spełnił swoją funkcję i nie przysporzył problemów działowi HR, powinien być dopasowany do potrzeb pracowników, a jednocześnie prosty w dystrybucji i rozliczeniu kwestii podatkowo-składkowych.
• Dużym powodzeniem cieszą się upominki pod postacią bonów towarowych, kart przedpłaconych i gotówki. Zapewniają one pracownikom pewną elastyczność, a jednak ich zorganizowanie nie wymaga dużych nakładów czasowych ze strony pracodawcy. 
• To, czy prezenty dla pracowników podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu, zależy od tego, w jaki sposób zostanie sfinansowany ich zakup. Jeśli zostaną do tego wykorzystane środki obrotowe, spotkasz się z pełnym wymiarem w obu tych obszarach. Skorzystanie z budżetu ZFŚS pozwala obniżyć wydatki na rzecz podatku i ZUS-u, ale niesie za sobą pewne ograniczenia.
• Karta żywieniowa Flexee na święta łączy w sobie korzyści dla pracownika z możliwością zwolnienia z ZUS-u do 450 zł na 1 osobę co przekłada się nawet na 250 zł oszczędności.

Wybór prezentu świątecznego – coroczne wyzwanie działu HR

Rodzaj prezentu świątecznego	Zalety z punktu widzenia pracodawcy	Wady z punktu widzenia pracodawcy	ZUS
karta żywieniowa Flexee	+ łatwa obsługa i dystrybucja+ wsparcie we wdrożeniu benefitu w organizacji+ idealne wsparcie budżetu pracownika przed świętami	– budżet tylko na cele spożywcze – brak personalizacji	+ zwolnienie ze składek ZUS w kwocie do 450 zł na 1 pracowniku co oznacza aż 250 zł oszczędności
bon towarowy	+ łatwa organizacja + skalowalność + przejrzysty budżet + możliwość finansowania z ZFŚS	– brak personalizacji – brak efektu motywacyjnego, jeśli pracownika nie interesuje nic, co można kupić za dany bon	– wymaga naliczenia ZUS i podatków, jeśli zakup nie jest finansowany ze środków  ZFŚS
gotówka	+ brak logistyki, zakupów, dystrybucji + przejrzysty budżet + uniwersalność – przyda się każdemu	– pełne obciążenie podatkowe i składkowe – mniejszy efekt wizerunkowy i brak świątecznej atmosfery	– brak zwolnienia z ZUS, pełne opodatkowanie jak składnik wypłaty
karta przedpłacona	+ uniwersalność+ przejrzysty budżet+ wizerunek nowoczesnego pracodawcy	– brak personalizacji	– wymaga naliczenia ZUS i podatków, jeśli zakup nie jest finansowany ze środków  ZFŚS
fizyczny prezent	+ buduje świąteczną atmosferę i nastój+ dobry do osobistego wręczenia+ trafnie dobrany poprawia samopoczucie obdarowanego	– wymaga personalizacji, inaczej może spotkać się z niezadowoleniem- utrudniona dystrybucja w zespołach rozproszonych- trudno mierzyć jego skuteczność jako benefitu	– brak zwolnienia z ZUS, pełne obciążenie podatkowe i składkowe

O ile samą chęć przyznania pracownikom prezentu świątecznego deklaruje zwykle wielu pracodawców, o tyle bardzo często wiąże się to z dodatkowymi dylematami. Dział HR, na który zwykle spada ten obowiązek, musi bowiem znaleźć złoty środek, czyli rozwiązanie, które spotka się z miłym przyjęciem przez wszystkich. To nie tak proste, jak mogłoby się wydawać. Planując świąteczny prezent, specjaliści muszą uwzględnić różne, często niespójne potrzeby zatrudnionych. Pod uwagę należy wziąć:

• zainteresowania,
• wiek,
• sytuację rodzinną,
• styl życia.

Do tego wszystkiego dochodzi czynnik makro, czyli budżet, zwłaszcza w dużych organizacjach, w których zakup prezentów świątecznych dla pracowników to skalowalny proces. Warto więc wziąć pod uwagę także ekonomiczność ich zakupu i logistyki, która jest dodatkowym utrudnieniem w zespołach rozproszonych działających w trybie hybrydowym i zdalnym. Upominki są bowiem ważne, ale nie powinny zaburzać standardowej pracy działu HR.

Jakie są najpopularniejsze formy świątecznych benefitów i jak oceniają je pracownicy?

Zakup fizycznego upominku to opcja niewypadająca zbyt korzystnie w odniesieniu do wyżej wskazanych kwestii. Prezent, jeśli ma być udany, powinien być spersonalizowany. W dużej organizacji jest to właściwie niemożliwe do osiągnięcia. Dlatego dobrze jest postawić na alternatywne rozwiązania, które spotykają się z aprobatą pracowników. Ich wybór może pomóc w połączeniu potrzeb obu stron: praktyczności oczekiwanej przez zespół i efektywności oraz ekonomiczności, które są ważne dla przedsiębiorców.

Bony towarowe na święta – czy to wciąż trafiony wybór?

Z punktu widzenia pracownika bony towarowe na święta równają się dużej elastyczności, bo zwykle można je przeznaczyć na zakup czegokolwiek w konkretnych sklepach czy sieciach handlowych. Dzięki temu prezent może okazać się spersonalizowany, bo każdy wybierze dokładnie to, czego potrzebuje. Jest też praktyczny, bo pracownik nie przyniesie do domu kolejnej niepotrzebnej rzeczy. 

Trzeba jednak mieć na uwadze to, że wybór sklepów oferujących takie bony  jest stosunkowo niewielki. Istnieje zatem ryzyko, że upominek okaże się niedopasowany do potrzeb jakiejś grupy osób, którym nie przypadnie do gustu dana oferta.

Dla pracodawcy wybór tego rozwiązania oznacza prostą formę, łatwą logistykę i przewidywalność budżetu. Ma ono jednak jedną, poważną wadę — wymaga pełnego oZUSowania. Ponadto nie jest on przepalany na coś, co pracownik od razu wyrzuci, bo nie lubi np. koszulek czy kubków – niesie zatem za sobą realną wartość motywacyjną. Z drugiej strony, jest to mało efektowny upominek. Niekiedy może być traktowany jako przychód pracownika i podlegać opodatkowaniu.

Gotówka na święta zamiast bonów – jakie są jej wady i zalety?

Dodatkowe pieniądze przydadzą się każdemu, więc gotówka na święta zamiast bonów (lub przelew środków na konto) może spotkać się z entuzjazmem ze strony pracowników. Zapewnia to bowiem pełną swobodę – pieniądze można przeznaczyć na bieżące wydatki, oszczędności, przyjemności czy spełnianie marzeń. Otrzymanie takiego upominku nie wiąże się jednak z elementem zaskoczenia i nie kojarzy się ze świątecznym klimatem.

Aby dać pracownikom prezent gotówkowy, pracodawca musi dysponować określonym budżetem. Podwyższa go konieczność opłacenia wyższego podatku i ZUS-u, bo takie środki z prawnego punktu widzenia są składową pensji, a nie benefitem.

Karty przedpłacone i podarunkowe – na co musisz zwrócić uwagę?

Alternatywą dla tych rozwiązań są karty przedpłacone i podarunkowe. Są one wygodniejsze od bonów towarowych, bo umożliwiają pracownikowi zrobienie zakupów w dowolnym miejscu. Najczęściej przybierają też formę klasycznej, plastikowej karty, którą można nosić w portfelu. 

Jak kwestie podatkowe i składki ZUS wpływają na opłacalność prezentów?

Wybór, zakup i dystrybucja prezentów to dopiero początek. Gdy już wygaśnie świąteczny klimat, przyjdzie pora na rozliczenie świątecznych upominków, a to kwestia budząca wiele wątpliwości i stanowiąca pole, na którym nietrudno o pomyłkę. To, jakiemu opodatkowaniu podlegają wyżej wspomniane opcje, zależy od tego, z jakich środków zostaną ufundowane: obrotowych lub pochodzących z ZFŚS. 

Bony na święta a podatek i ZUS – co musisz wiedzieć?

Standardowo gotówka, bony towarowe czy karty przedpłacone są finansowane ze środków obrotowej firmy, więc stanowią przychód ze stosunku pracy. To oznacza, że podlegają opodatkowaniu, a pracodawca ma obowiązek pobrać z nich zaliczkę na podatek dochodowy. Zaliczają się również do wymiaru składek ZUS.

Co istotne, przy finansowaniu prezentów świątecznych w ten sposób, możesz przyjąć dokładnie taką samą kwotę na każdego pracownika, co ułatwi planowanie budżetu na ten cel.

Finansowanie benefitów z ZFŚS – kiedy to dobre rozwiązanie?

ZFŚS to Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, który gromadzi środki możliwe do przeznaczenia na działania socjalne na rzecz pracowników i ich rodzin. Zebrane na nim pieniądze mogą posłużyć do sfinansowania prezentów świątecznych.

Trzeba mieć jednak na uwadze jeden zasadniczy warunek: wysokość świadczenia musi być uzależniona od sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej pracownika. To równa się konieczności poświęcenia dodatkowego czasu na organizację upominków. Jeśli jednak zdecydujesz się na ten krok, w grę wchodzą dodatkowe korzyści:

• pracownik nie zapłaci podatku dochodowego, o ile suma wszystkich świadczeń w roku (wliczają się w to prezenty, wczasy pod gruszą itd.) nie przekroczy 1 000 zł,
• wartość takiego prezentu zostanie wykluczona z podstawy wymiaru składek ZUS.

Koszty upominków świątecznych z perspektywy pracodawcy

Abstrakcyjne zasady podatkowe i składkowe najlepiej zobrazować na konkretnym przykładzie liczbowym. Pokazuje on realną różnicę w całkowitym koszcie, jaki firma ponosi na ten sam benefit, w zależności od wybranej formy. Załóżmy, że pracodawca chce przeznaczyć dla każdego pracownika prezent o wartości 450 zł.

Scenariusz 1: Bon towarowy, gotówka, karta podarunkowa lub prezent rzeczowy o wartości 450 zł

W przypadku finansowania prezentu ze środków obrotowych firmy, wartość ta podlega pełnemu oskładkowaniu. Oznacza to, że przekazując prezent o wartości 450 zł  pracownikowi, pracodawca musi doliczyć dodatkowe koszty składek ZUS. Łączny koszt dla firmy wyniesie więc blisko 700 zł, z czego aż 250 zł to same składki!

Scenariusz 2: Karta żywieniowa Flexee o wartości 450 zł

Dzięki zwolnieniu ze składek ZUS do kwoty 450 zł miesięcznie na pracownika, sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Pracodawca przekazuje pracownikowi kartę o wartości 450 zł, a całkowity koszt dla firmy wynosi dokładnie 450 zł.

Wniosek jest prosty: Wybierając kartę żywieniową, firma oszczędza 250 zł na składakch ZUS na każdym pracowniku. Te środki można zatrzymać w budżecie firmy, realnie obniżając koszty świątecznych benefitów.

Dlaczego karta żywieniowa na święta to rozwiązanie korzystne dla obu stron?

Można sprawić pracownikom miłą niespodziankę, a przy tym uniknąć formalności i dodatkowych kosztów. Jeśli Ci na tym zależy, pomyśl o wyborze karty żywieniowej Flexee na prezent na święta. Podlega ona nieco innym zasadom niż bony towarowe, gotówka czy karty przedpłacone, a dzięki temu może przynieść korzyści i przedsiębiorcy, i pracownikom.

Gwarancja trafionego prezentu i realne wsparcie budżetu pracownika.

Karta żywieniowa Flexee zapewnia pracownikowi budżet na zakupy spożywcze w różnej formie. Kwotę jej doładowania można przeznaczyć i na:

• składniki służące do samodzielnego gotowania,
• na gotowe posiłki,
• na drobne przekąski
• napoje.

Nie można nią płacić za alkohol, papierosy oraz artykuły niespożywcze.

Chociaż dopuszczalny obszar zakupów jest ograniczony do konkretnej grupy produktowej (żywność i produkty spożywcze), to jednak skorzystają na tym wszyscy pracownicy bez wyjątku i bez względu na indywidualne upodobania. Każdy musi jeść, a zaspokojenie tej podstawowej potrzeby z pieniędzy z tej karty zapewnia możliwość wydania mniejszej kwoty na ten cel z budżetu pracownika.

Pracownicy w okresie świąt z pewnością docenią to rozwiązanie. Środki zebrane na karcie Flexee można wydać od razu, np. na produkty niezbędne do przygotowania uroczystych, świątecznych posiłków. Można ją jednak pozostawić na później, a do tego skorzystać z dodatkowych korzyści, jak np. cashbacki, czyli unikalny system zwrotów za zakupy określonych produktów u partnerów.

Inwestycja w kapitał ludzki: optymalizacja kosztów i uproszczona logistyka.

Korzyści z wykorzystania karty żywieniowej jako prezentu świątecznego odczuje również pracodawca. Umożliwia ona skorzystanie ze zwolnienia ze składek ZUS w kwocie do 250 zł na 1 pracowniku, o ile zostaną spełnione podstawowe warunki, czyli:

• sfinansowanie karty ze środków pracodawcy,
• udostępnienie możliwości płacenia w punktach gastronomicznych i handlowych z ofertą spożywczą,
• zasilenie do 450 zł w danym miesiącu,
• środki z karty są przeznaczone wyłącznie na żywność/produkty spożywcze
• nieudostępnianie opcji wypłaty środków w formie gotówki,
• niezapewnianie finansowego ekwiwalentu za niewykorzystane środki.

Karta Flexee spełnia wszystkie powyższe wymogi. Inni pracodawcy już skorzystali z tego rozwiązania i mogą pochwalić się pozytywnymi interpretacjami ZUS-u, które możesz sprawdzić np. w tych miejscach: decyzja nr 568, decyzja nr 316, decyzja nr 507/2025 i decyzja nr 506/2025.

Karta Flexee nadaje się też do wliczenia w koszty przychodu. 

Nie musisz również poświęcać dużo czasu na zorganizowanie i dystrybucję takiego prezentu przed świętami. System jest  bezobsługowy i w pełni zautomatyzowany w procesach kadrowo-płacowych. Dostawca karty dodatkowo zabezpieczył ją przed nieprawidłowym wykorzystaniem, co stanowi dodatkowe bezpieczeństwo prawne dla zakładu pracy.

Jak możesz wdrożyć karty Flexee jako prezent świąteczny w Twojej firmie?

Karta żywieniowa na święta to idealny kompromis między potrzebami pracownika i pracodawcy. Pierwszy z nich otrzymuje realne wsparcie do wykorzystania w okresie świątecznym lub później. Drugi może skorzystać ze zwolnienia z ZUS-u na kwotę do 450 zł na 1 pracowniku, a to nawet 25 tys. zł oszczędności przy 100-osobowym zespole.

Atutem Flexee w tym kontekście jest to, że jest to opcja gotowa do wdrożenia w firmie. Karta ma pozytywne interpretacje ZUS-u, więc nie musisz zdobywać ich na własną rękę. Chcesz poznać szczegóły? Skontaktuj się z naszym doradcą, który przygotuje spersonalizowaną ofertę.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy bony towarowe są bardziej praktyczne od paczek świątecznych?

Tak. Zapewniają możliwość samodzielnego wybrania czegoś odpowiedniego, zamiast otrzymania niepraktycznego upominku nieuwzględniającego indywidualnych potrzeb i upodobań pracowników, ale oznaczają konieczność opłacenia pełnych składek ZUS.

Czy prezenty świąteczne mogą być finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)?

Tak, jednak wymaga to spełnienia szeregu warunków. Główny sprowadza się do tego, że wartość prezentów musi odpowiadać sytuacji socjalnej pracownika.

Który prezent jest najkorzystniejszy finansowo dla firmy?

Za taki można uznać kartę żywieniową, która jest zwolniona ze składek ZUS a dodatkowo karta Flexee jest zgodna z wymaganiami ZUS-u w tym obszarze. 

Jakie są zalety kart żywieniowych w porównaniu z tradycyjnymi bonami i kartami przedpłaconymi?

Zapewniają pracownikowi możliwość robienia zakupów spożywczych w dowolnym miejscu, a nie tylko w wybranej sieci sklepów czy konkretnej restauracji. Z punktu widzenia przedsiębiorcy to możliwość zwolnienia ze składek ZUS kwoty do 450 zł miesięcznie na 1 pracowniku. To oznacza aż 250 zł oszczędności na osobę miesięcznie.

Czy karty żywieniowe sprawdzą się jako prezent na święta?

Tak, jednocześnie warto wspomnieć, że z racji tego, że karty mają długi termin ważności pracodawca może je w przyszłości ponownie zasilać na inne okazje np. urodziny pracownika, wypłatę premii czy jako benefit.