Karta żywieniowa a ZUS – przegląd interpretacji indywidualnych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Zapewniając pracownikom dodatkowe benefity, pracodawca może zyskać więcej niż tylko zwiększenie ich zadowolenia z warunków zatrudnienia. W określonych przypadkach może się to przysłużyć także optymalizacji kosztów związanych ze stworzeniem miejsca pracy. Poznaj zależność między kartą żywieniową a składką ZUS i dowiedz się, dlaczego to rozwiązanie okazuje się korzystne dla obu stron umowy.

Najważniejsze fakty o karcie żywieniowej:

• Wartość doładowania karty lunchowej, do kwoty 450 zł miesięcznie (stan na 2025 rok), jest zwolniona z podstawy wymiaru składek ZUS.
• Zwolnienie z ZUS to oszczędności finansowe dla firmy, sięgające nawet 3 tys. zł rocznie na jednym pracowniku.
• Zwolnienie z ZUS jest obwarowane ścisłymi warunkami. Aby skorzystać z ulgi, pracodawca musi dopilnować, aby karty były finansowane z jego środków, umożliwiały płatność wyłącznie za posiłki i większość  produktów spożywczych, nie pozwalały na wypłatę gotówki ani otrzymanie ekwiwalentu za niewykorzystane środki.
• Pracodawca ponosi odpowiedzialność za kontrolę wydatków. ZUS wymaga, aby pracodawca posiadał szczelny i szczegółowy system weryfikacji, czy środki z kart są wydawane zgodnie z przeznaczeniem. Brak odpowiedniej kontroli lub wykorzystanie karty na niedozwolone produkty (np. alkohol, kosmetyki, chemia, paliwo) może skutkować utratą prawa do zwolnienia ze składek.
• Rozwiązania karta żywieniowa i aplikacja Flexee, posiadająca indywidualne interpretacje ZUS, automatyzuje proces kontroli. Dzięki blokowaniu tzw. kodami MCC ograniczającymi płatności kartą co do miejsca zakupu  oraz technologią opartą o AI  do automatycznej weryfikacji zakupionych produktów z paragonów , pracodawca zyskuje pewność, że benefit jest realizowany zgodnie z prawem, eliminując ryzyko i zasoby potrzebne do ręcznego monitoringu.

Jak karta żywieniowa wpływa na składki ZUS? Aktualna sytuacja prawna [2025 rok] 

Kwestie związane ze zwolnieniem ze składki ZUS w tym konkretnym przypadku reguluje § 2 ust. 1 pkt 11 Rozporządzenia MPiPS z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek**. Aby pracodawca mógł skorzystać z preferencyjnych warunków, karty lunchowe dla pracowników muszą spełniać kilka warunków:

• zostać sfinansowane ze środków pracodawcy,
• udostępniać możliwość płacenia tylko w punktach gastronomicznych i handlowych z ofertą żywnościową,
• być zasilone kwotą nie przekraczającą 450 zł miesięcznie,
• umożliwiać zakup posiłków i  produktów spożywczych nadających się do bezpośredniego spożycia,
• nie pozwalać na wypłatę środków w formie gotówki,
• nie oferować ekwiwalentu za środki niewykorzystane w danym okresie.

Jeśli warunki te zostaną spełnione, cała kwota zasilenia karty (do 450 zł) zostanie zwolniona z podstawy wymiaru składek. To oznacza, że pracodawca oszczędzi łącznie do 250 zł na składkach ZUS – po stronie swojej i pracownika. W skali rocznej przekłada się natomiast na oszczędność rzędu 3 tys. zł, i to na jednej osobie. Im więcej takich kart lunchowych udostępni pracodawca, tym wyższa okaże się korzyść finansowa dla firmy. Przykładowo, przy 50 pracownikach jest to już 150 tys. złotych rocznie, a przy 100 – 300 tys. złotych. Tym samym można potraktować to rozwiązanie jako tańszą alternatywę dla premii lub podwyżki pensji.

Co należy zrobić, żeby odliczyć kartę lunchową od ZUS-u?

Samo wdrożenie kart żywieniowych dla pracowników to jeszcze niewystarczający powód do tego, by uzyskać zwolnienie ze składek ZUS w tym wymiarze. Trzeba bowiem kontrolować, aby środki rzeczywiście były wydawane zgodnie z obowiązującymi przepisami, a nie na dowolne cele wybrane przez pracowników. W przeciwnym razie znika powód upoważniający do wyłączenia tego wydatku z podstawy naliczania składki ZUS.

To oznacza, że nie wystarczy tylko wdrożenie w organizacji regulaminu użytkowania kart lunchowych i zobowiązanie pracowników do prawidłowego korzystania z nich poprzez ich oświadczenie. Niedostateczne okaże się też zastosowanie wyrywkowego mechanizmu kontrolnego do monitorowania tego procesu. System musi być szczelny bez jakichkolwiek wyjątków, a jego ewidencja szczegółowa i zapewniająca wgląd do dokumentacji w dowolnym momencie. Z tego powodu ręczne sprawdzanie paragonów zgodnie z zaleceniami ZUS-u wymagałoby zbyt dużych zasobów ludzkich i mogło okazać się nieopłacalne.

Co się stanie, jeśli nie spełnisz tych wymogów w dostateczny sposób? Może się to równać negatywnej decyzji pokontrolnej inspektora ZUS i koniecznością opłacenia wszystkich składkek wraz z karnymi odsetkami.

Na szczęście, nowe stanowisko ZUS-u w tej sprawie wskazuje na to, że problem ten można łatwo pokonać dzięki karcie Flexee i jej innowacyjnej aplikacji mobilnej. Spełnia ona wszystkie  wymagania ZUS-u, a Flexee dysponuje  interpretacjami, które to potwierdzają. Flexee oferuje karty w dwóch formach: tradycyjnej (fizycznej) i wirtualnej (podpiętej do Apple Pay lub Google Pay) i zapewnia automatyczne kontrole wydatków, bez zaangażowania pracodawcy.

Wymierne korzyści dla pracodawcy z wdrożenia kart lunchowych dla pracowników

Benefity odgrywają ważną rolę w systemie wynagradzania pracowników. Jak wynika z raportu „Barometr rynku pracy. Edycja 19. Kwiecień 2025”*, aż 33% ankietowanych rozważyłoby pozostanie w aktualnym miejscu zatrudnienia, gdyby wprowadzono lub uatrakcyjniono ich ofertę. To wskazuje na rolę motywującą, z jaką wiąże się zapewnianie benefitów (w tym kart żywieniowych) pracownikom. W rezultacie może się to przyczynić m.in. do:

• zwiększenia poczucia lojalności względem pracodawcy, 
• zmniejszenia rotacji i utraty talentów,
• podwyższenia zaangażowania pracowników i efektywności ich pracy,
• poprawy atrakcyjności firmy na rynku pracy.

Co istotne, karty lunchowe dla pracowników zajmują szczególne miejsce pośród benefitów pozapłacowych, bo zapewniają pracodawcy dodatkową korzyść, i to finansową. Ich wprowadzenie przekłada się na możliwość zwolnienia ze składek ZUS – w wymiarze określonym przez aktualne przepisy. Jest to też benefit skuteczny w 100%, gdyż odpowiada na podstawową potrzebę każdego pracownika, czyli żywienie. Dlatego skorzysta z niego każdy.

Motywacja i sposób na docenienie pracowników – karta żywnościowa jako benefit

Chociaż benefity pozapłacowe mogą występować w różnych formach, karty żywnościowe cieszą się dużym powodzeniem wśród pracowników. Wynika to głównie z następujących powodów:

• obniżają wydatki na jedzenie z własnej kieszeni;
• zapewniają możliwość nieprzynoszenia lunchu z domu – można skorzystać z karty i kupić go na szybko w drodze do pracy lub podczas przerwy;
• oznaczają dużą swobodę wyboru, bo można nimi płacić we wszystkich sklepach spożywczych i punktach gastronomicznych, a nawet zamawiać posiłki z dostawą – w Polsce i za granicą. Przykładowo, z kartą Flexee uda się uregulować należność m.in.:
  • w marketach spożywczych, 
  • w piekarniach i cukierniach,
  • w różnego rodzaju lokalach gastronomicznych (bez względu na ofertę),
  • na stacjach paliw (dotyczy oferty gastronomicznej i produktów spożywczych),
  • u dostawców jedzenia online (Pyszne.pl, Glovo, Wolt, Bolt Food);
• przynoszą dodatkowe korzyści, np. zarabianie na systemie rabatów i cashbacków.

Karta Flexee – wygodny i bezpieczny sposób na benefity pozapłacowe

Decydując się na kartę Flexee, pracodawca nie musi przejmować się kontrolą. Flexee to a karta lunchowa, w przypadku której możesz zobaczyć konkretne decyzje ZUS-u potwierdzające zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi – z oddziału w Lublinie*** i Gdańsku****. 

Jak karta żywieniowa Flexee zabezpiecza interes pracodawcy?

Karta Flexee jest obecnie jedną z najbezpieczniejszych z punktu widzenia pracownika i pracodawcy. Wynika to z jej sposobu działania, w tym przede wszystkim z blokowania określonych kodów MCC (ang. Merchant Category Code) przypisywanych do konkretnych miejsc płatności kartą. To dzięki temu pracownicy nie mają szansy na zakupy np. w sklepie odzieżowym.

Dodatkowo, wszystkie zakupy w sklepach spożywczych czy na stacji paliw opłacone kartą Flexee muszą zostać udokumentowane paragonem. Pracownik ma obowiązek nie tylko wziąć go od sprzedawcy, ale też dodać go do aplikacji Flexee – poprzez zrobienie zdjęcia lub wgranie obrazu z galerii w telefonie. W przypadku wykrycia niedozwolonego produktu lub nie dołączenia paragonu, pracownik jest zobowiązany do opłacenia zakupu z własnych środków, co umożliwia mu aplikacja Flexee

Do gry tutaj włączają się zaawansowane mechanizmy oparte na sztucznej inteligencji. Ich zadaniem jest przeanalizowanie paragonu i potwierdzenie, czy rzeczywiście środki zostały wykorzystane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Cały proces odbywa się zgodnie z RODO, więc nie musisz martwić się dodatkowo koniecznością dostosowania go do obowiązujących przepisów w tym zakresie. 

Następnie wszystkie informacje zostają zarchiwizowane w sposób, który umożliwia sprawdzenie ich w dowolnym momencie

Karta Flexee zapewnia zatem pracodawcy poczucie bezpieczeństwa i eliminacje zasobów potrzebnych do kontrolowania  kart lunchowych pracowników. To także łatwy sposób na wyłapanie ewentualnych nieprawidłowości w sposobie ich używania i wyciąganie konsekwencji wobec osób, które się ich dopuściły.

Karta żywieniowa a ZUS – najczęściej zadawane pytania (FAQ)

1. Jaka jest główna korzyść finansowa dla pracodawcy z wprowadzenia kart żywieniowych?

Główną korzyścią finansową jest możliwość zwolnienia wartości doładowania karty z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (ZUS). Do kwoty 450 zł miesięcznie na jednego pracownika (stan na 2025 rok), pracodawca nie musi odprowadzać od tej sumy składek, co może przynieść oszczędność nawet do 3 tys. zł rocznie na jednym zatrudnionym.

2. Jakie warunki trzeba spełnić, aby skorzystać ze zwolnienia z oskładkowania ZUS?

Aby zwolnienie było możliwe, pracodawca musi zapewnić, że karty żywieniowe:

• są w całości finansowane z jego środków z ograniczeniem do 450 zł miesięcznie
• umożliwiają płatność wyłącznie za  posiłki i produkty spożywcze gotowe do spożycia,
• nie pozwalają na wypłatę gotówki ani otrzymanie ekwiwalentu za niewykorzystane środki.

3. W jaki sposób pracodawca musi kontrolować wydatki z kart żywieniowych?

Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia szczegółowej i szczelnej kontroli, czy środki są wydawane zgodnie z przeznaczeniem. ZUS wymaga weryfikacji, że za pomocą kart nie są kupowane produkty niedozwolone, takie jak alkohol, tytoń, środki chemiczne czy paliwo. W praktyce ręczne sprawdzanie paragonów jest trudne, dlatego rozwiązania takie jak karta Flexee automatyzują ten proces poprzez analizę paragonów przy użyciu  AI.

4. Dlaczego karty żywieniowe są atrakcyjnym benefitem dla pracowników?

Pracownicy cenią karty żywieniowe, ponieważ realnie obniżają ich codzienne wydatki na jedzenie i dają dużą swobodę wyboru. Mogą nimi płacić w szerokiej sieci punktów, w tym w marketach, piekarniach, restauracjach oraz zamawiać jedzenie online z dostawą. Daje im to wygodę i elastyczność, ograniczając konieczność codziennego przygotowywania posiłków w domu.

Źródła:

*https://pl.gigroup.com/wp-content/uploads/2025/04/Gi-Group-Holding-Barometr-rynku-pracy_edycja-19.pdf

**https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19981611106

***https://my.flexee.eu/zus/decyzja_1.pdf

****https://my.flexee.eu/zus/decyzja_3.pdf