Karty lunchowe Flexee ze zgodą ZUS na kumulowanie środków – nowe podejście ZUS dzięki technologii Flexee

Przez lata ZUS kategorycznie zabraniał kumulowania środków na kartach lunchowych, argumentując, że świadczenie musi być wykorzystywane na bieżąco. Przełom przyniosła technologia firmy Flexee, która dzięki weryfikacji paragonów w placówkach handlowych oraz zastosowaniu kontroli transakcji poprzez ograniczenie kodów MCC w lokalach gastronomicznych zapewnia pełną kontrolę nad wydatkami. W rezultacie ZUS zmienił swoje stanowisko, dopuszczając kumulację środków, o ile system gwarantuje ich wydatkowanie wyłącznie na posiłki.

Kumulacja środków na karcie żywieniowej – najważniejsze informacje

• Kumulacja środków jest już możliwa i zgodna z przepisami. Dzięki nowym technologiom pracownik zachowuje niewykorzystane pieniądze z karty na kolejne miesiące, aby uzbierać na większy wydatek, np. uroczysty obiad z rodziną.
• Warunkiem jest korzystanie z systemu, który kontroluje wydatki. Zgoda ZUS na kumulację dotyczy tylko rozwiązań, takich jak Flexee, które poprzez skanowanie paragonów w aplikacji i ograniczenie po kodach MCC weryfikują, czy pieniądze na pewno zostały przeznaczone na cele żywieniowe.
• Karta staje się elastycznym i bardziej wartościowym benefitem. Dla pracodawcy oznacza to możliwość zaoferowania pracownikom atrakcyjniejszego świadczenia bez ryzyka podatkowego, a pracownicy zyskują realną swobodę w zarządzaniu przyznanymi środkami.

Karta żywieniowa w aktualnych w przepisach

Obecne przepisy składkowe przewidują zwolnienie z oskładkowania dla wartości posiłków finansowanych przez pracodawcę do kwoty 450 zł miesięcznie (§ 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r.). Intencją prawodawcy było zapewnienie pracownikom bieżącego świadczenia w postaci posiłku, a nie ekwiwalentu pieniężnego.

Dotychczasowe interpretacje ZUS – zakaz kumulacji pieniędzy na karcie lunchowej

Do tej pory ZUS w swoich interpretacjach konsekwentnie podkreślał, że kumulowanie środków na kartach lunchowych jest sprzeczne z celem świadczenia.

• W decyzji z 27 maja 2024 r. (DI/200000/43/479/2024) wskazano, że pracodawca musi co miesiąc weryfikować prawidłowość wykorzystania środków.
• We wrześniu tego samego roku Centrala ZUS (DI/200000/43/752/2024) zaznaczyła, że same regulaminy i oświadczenia pracowników nie dają wystarczającej gwarancji, a środki na kartach muszą mieć charakter bieżącego świadczenia posiłkowego.
• Z kolei w decyzji z 8 maja 2025 r. (DI/100000/43/217/2025, ZUS Gdańsk) ZUS utrzymał dotychczasowe podejście – uznał za nieprawidłowe rozwiązanie, w którym brak jest skutecznych narzędzi weryfikacji celu wydatkowania. „Zgodnie z regulaminami pracownik powinien na bieżąco zużywać środki pieniężne, którymi doładowana została Jego karta lunchowa, gdyż nie jest ona przeznaczona do kumulowania dostępnych środków pieniężnych, tylko do bieżącego wydawania Środków na posiłki” – czytamy w decyzji urzędu.

Na tym etapie organ prezentował więc stanowisko jednoznaczne: brak możliwości kumulacji równa się brak prawa do zwolnienia.

Dlaczego ZUS traktuje karty żywieniowe tak rygorystycznie?

Restrykcyjne podejście ZUS miało swoje uzasadnienie praktyczne. Do grudnia 2024 r. pracodawcy nie dysponowali narzędziami pozwalającymi realnie monitorować przeznaczenie środków. Jedyne zabezpieczenia to regulaminy i oświadczenia pracowników, które – jak słusznie zauważał organ – nie gwarantowały, że środki faktycznie zostaną wykorzystane na posiłki. W takiej sytuacji dopuszczenie kumulacji prowadziłoby do obejścia prawa i nadania świadczeniu charakteru ekwiwalentu pieniężnego.

Nowa technologia Flexee – punkt zwrotny w technologii kart żywieniowych

Przełom nastąpił dopiero wraz z pojawieniem się na rynku Flexee. System ten integruje kartę lunchową z aplikacją mobilną i wymusza rozliczanie każdej transakcji w placówce handlowej poprzez wgranie paragonu. Technologia AI automatycznie rozpoznaje zakupione produkty, odróżniając te dozwolone od niedozwolonych. Pracodawca otrzymuje raport, a jeśli w danym miesiącu pojawi się transakcja niedozwolona, Flexee oferuje dwa modele rozliczeń do wyboru przez pracodawcę: albo ta część świadczenia podlega oskładkowaniu, albo koszt produktu niedozwolonego pokrywany jest bezpośrednio przez Flexee, a nie ze środków zgromadzonych na karcie lunchowej — pracownik następnie z własnych środków dokonuje zwrotu do Flexee mając w aplikacji popularne metody płatności jak np. Blik czy szybki przelew.

Dzięki temu środki na karcie żywieniowej mogą być przenoszone na kolejne miesiące, ale mimo to nie zmieniają swojego charakteru – wciąż służą wyłącznie finansowaniu posiłków. Nie stają się oszczędnością ani ukrytym dodatkiem pieniężnym, lecz pozostają świadczeniem posiłkowym, które korzysta ze zwolnienia składkowego.

Decyzja ZUS z 2025 r. – kumulacja środków na karcie lunchowej jest dopuszczalna

Nowa rzeczywistość technologiczna znalazła odzwierciedlenie w decyzji ZUS z 2025 r., w której organ zaakceptował możliwość kumulacji środków. W uzasadnieniu podkreślono, że pracownik może gromadzić saldo, ponieważ aplikacja weryfikuje każdą płatność i wskazuje produkty niedozwolone, które należy oskładkować. To właśnie dzięki temu rozwiązaniu stanowisko wnioskodawcy zostało uznane za prawidłowe.

Ewolucja, nie zmiana zdania

Warto podkreślić, że nie mamy tu do czynienia ze zmianą zdania ZUS, lecz z naturalną ewolucją wynikającą z rozwoju technologii. Wcześniej, gdy brakowało narzędzi kontrolnych, organ musiał zakazywać kumulacji, aby świadczenie nie przekształciło się w ukryty ekwiwalent pieniężny.

Dziś jednak sytuacja wygląda inaczej – Flexee dostarcza technologię, która:

• zapewnia pełne bezpieczeństwo w zakresie zwolnienia ze składek poprzez bieżącą kontrolę płatności i automatyczne wykrywanie produktów niedozwolonych w obiektach handlowych;
• umożliwia zaoferowanie pracownikom zupełnie nowej jakości benefitów;
• dzięki możliwości kumulacji środków może finansować nie tylko codzienny posiłek w pracy, lecz także poważniejsze wydatki – np. większe zakupy spożywcze pod przygotowanie uroczystej kolacji dla rodziny czy obiad komunijny.

W ten sposób pracodawca zyskuje narzędzie, które łączy pełną zgodność z przepisami z realną wartością dla pracowników, co wzmacnia zarówno bezpieczeństwo prawne, jak i atrakcyjność oferty benefitowej firmy.

Kumulacja pieniędzy na karcie żywieniowej – konsekwencje dla pracodawców

Dla pracodawców oznacza to, że przy wyborze dostawcy benefitów kluczowe znaczenie ma nie tyle regulaminowy zakaz kumulacji, ile funkcjonalność systemu. Flexee gwarantuje, że nawet jeśli środki przechodzą na kolejne miesiące, są wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem.

Co więcej, jest to ogromna korzyść także w wymiarze HR – pracodawca może zaoferować pracownikowi benefit bardziej elastyczny i realnie dopasowany do jego potrzeb. Możliwość kumulowania środków sprawia, że pracownik zyskuje większą swobodę w korzystaniu z karty lunchowej, a jednocześnie nie generuje to dla pracodawcy ryzyka podatkowo-składkowego. W praktyce oznacza to, że firma może dać pracownikowi więcej – bez obaw, że świadczenie zostanie zakwestionowane przez ZUS.

Pozytywna opinia ZUS na temat kumulowania środków na karcie lunchowej – najczęściej zadawane pytania

Co się stanie, jeśli pracownik kupi za skumulowane środki coś niedozwolonego, a ja jako pracodawca tego nie zauważę?

Nowoczesne systemy, takie jak Flexee, zostały zaprojektowane właśnie po to, by wyeliminować takie ryzyko. Aplikacja, analizując paragon, automatycznie wykryje niedozwolony produkt i oznaczy go w systemie. Różnica zostanie najpierw pokryta przez Flexee, a później nieprawidłowo wydane pieniądze będzie musiał zwrócić pracownik.

Czy dzięki kumulacji środków mogę teraz zapłacić kartą lunchową za weekendowe zakupy spożywcze dla całej rodziny w supermarkecie?

Tak, ale z pewnym zastrzeżeniem. Możliwość kumulacji pozwala zebrać większą kwotę i zapłacić nią za duże zakupy w supermarkecie, jednak system wciąż będzie weryfikował, co znalazło się na paragonie. O ile zakupione zostały produkty żywnościowe i gotowe posiłki, transakcja będzie prawidłowa. Jeśli jednak na paragonie znajdą się np. środki chemiczne, alkohol czy artykuły przemysłowe, system je zidentyfikuje, a pracownik zapłaci za nie z własnych środków.

Czy istnieje ryzyko, że ZUS w przyszłości ponownie zmieni zdanie i uzna kumulację środków za nieprawidłową, nawet przy stosowaniu nowej technologii?

Jest to mało prawdopodobne. Obecna zmiana stanowiska ZUS nie jest zmianą opinii, lecz ewolucją podejścia, która stała się możliwa dzięki technologii. Dopóki system Flexee skutecznie zapewnia, że pieniądze są wydawane wyłącznie na posiłki (co było pierwotnym celem ustawodawcy), dopóty ZUS nie ma podstaw do kwestionowania zwolnienia ze składek. Kluczowym warunkiem jest i pozostanie gwarancja, że świadczenie nie przekształca się w przychód.