Podwyżka to nie wszystko. Jak docenić pracownika i nie zrujnować budżetu?

Docenienie zespołu podwyżką czy premią może się udać przy zaskakująco niskim budżecie, a do tego w pełni usatysfakcjonować obie strony umowy. Wystarczy tylko skorzystać ze sprytnych rozwiązań pozwalających zmaksymalizować zysk pracownika przy jednoczesnej optymalizacji kosztów pracodawcy. Prezentujemy pomysły na niskobudżetowe benefity dla pracowników, które mogą poprawić zadowolenie z pracy i pomóc Ci w utrzymaniu zespołu.

Najważniejsze fakty o motywowaniu pracowników:

• Wysoki odpływ talentów generuje ukryte koszty, które przewyższają wydatki na rekrutację. Prowadzi to do utraty specjalistycznej wiedzy, obciążenia pozostałego zespołu i spadku morale. To w efekcie zagraża stabilności i konkurencyjności organizacji.
• Pieniądze są ważne, ale nie są jedynym motywatorem. Chociaż ponad połowa pracowników oczekuje podwyżki, równie istotne dla utrzymania ich w firmie są czynniki pozapłacowe. Kluczowe z nich to dobra atmosfera w pracy (42%), możliwości rozwoju (37%) oraz atrakcyjna oferta benefitów (33%).
• Można skutecznie docenić pracownika bez rujnowania budżetu. Pracodawcy mogą znacząco poprawić zadowolenie i lojalność zespołu, koncentrując się na niskokosztowych lub bezkosztowych działaniach, takich jak wprowadzenie elastycznych godzin pracy, możliwość pracy zdalnej czy wprowadzeniu benefitów poprawiających sytuację finansową zatrudnionych.
• Motywacja oparta wyłącznie na finansach jest krótkotrwała i ryzykowna. Podwyżki i premie często dają tylko chwilowy wzrost zaangażowania i tworzą presję płacową. W przypadku pogorszenia sytuacji finansowej firmy, która polegała tylko na takich benefitach, utrzymanie zespołu staje się niemal niemożliwe.
• Nowoczesne, elastyczne benefity to strategiczne i oszczędne rozwiązanie. Usługi takie jak karta żywieniowa czy wynagrodzenie na życzenie (np. od Flexee) odpowiadają na realne potrzeby pracowników (wsparcie budżetu, bezpieczeństwo finansowe) i są postrzegane jako wartościowe. Jednocześnie, dzięki mechanizmom takim jak zwolnienie ze składek ZUS w przypadku kart lunchowych, stają się dla pracodawcy znacznie bardziej opłacalne niż bezpośrednia podwyżka pensji.

Dlaczego rotacja pracowników jest obecnie tak dużym problemem?

Rotacja i odpływ talentów to jedno z największych wyzwań, z jakimi borykają się obecnie firmy. Jak wskazuje wspomniany we wstępie raport, w ostatnich miesiącach miało z tym problem aż 47,1% ankietowanych pracodawców. Jest to wynik o 11 p.p. wyższy niż w analogicznym okresie rok wcześniej, co oznacza tendencję rosnącą. Jednocześnie aż 49,8% z nich napotkało problemy podczas rekrutacji nowych pracowników, zwłaszcza tych wykwalifikowanych z wysokiego oraz średniego szczebla. 

Zastąpienie utraconych talentów okazuje się dużym problemem nie tylko ze względu na to, że niełatwo znaleźć zastępstwo na ich miejsce. Może to oznaczać także tymczasowe przeniesienie obowiązków pracownika, który zrezygnował ze stanowiska, na pozostałych członków zespołu. To z kolei niesie za sobą poważne ryzyka, w tym:

• przedwczesne wypalenie zawodowe,
• zmniejszenie efektywności pracy,
• spadek morale i zaangażowania.

Wszystko to może wpłynąć na lawinowe zwolnienia kolejnych pracowników i coraz większe problemy z wypełnieniem etatów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania organizacji. Co więcej, pochopne decyzje kadrowe przyniosą więcej szkody niż pożytku i będą tylko pogłębiać istniejące problemy w zespole – na barkach obecnych pracowników będzie bowiem nie tylko zrealizowanie wszystkich obowiązków, ale też szkolenie nowych osób.

Dodatkowo, utrata know-how i doświadczenia firmowych talentów może spowodować lukę kompetencyjną i to, że jakość wykonywanej pracy ulegnie obniżeniu względem ustalonych standardów. W rezultacie firma może stracić pozycję lidera w branży lub kontrakty z klientami. To z kolei prosta droga do jeszcze większych problemów finansowych i kadrowych. 

Dlatego właśnie utrata doświadczonych pracowników niesie za sobą wiele ukrytych kosztów, które mogą poważnie wpłynąć na sytuację organizacji w długiej perspektywie. Jest to zatem o wiele większy wydatek niż rekrutacja nowych osób. W związku z tym firma powinna skupić się przede wszystkim na utrzymaniu obecnej kadry, a dopiero w drugiej kolejności na ewentualnej rekrutacji, jeśli zajdzie taka konieczność.

Czy pracownikom zależy na pieniądzach? Tak, ale nie tylko!

Ciekawą perspektywę na argumenty, które mogłyby przekonać pracowników do pozostania w obecnej firmie, prezentuje Raport Gi Group Holding*. Wśród nich zdecydowanie przodują aspekty finansowe, czyli podwyżka wynagrodzenia i wprowadzenie dodatkowej premii. Takich odpowiedzi udzieliło odpowiednio 56% i 49% ankietowanych.

Jak polepszyć nastroje pracowników niskim kosztem? Wyniki ankiety

Trzeba jednak mieć na uwadze to, że to nie koniec oczekiwanych przez pracowników zmian. Wielu z nich wskazało jako bardzo istotne także na obszary wymagające mniejszego lub wręcz niemal zerowego nakładu pieniężnego ze strony pracodawcy. Zaliczają się do nich:

• poprawienie atmosfery w pracy (42% ankietowanych),
• większe możliwości rozwoju zawodowego (37% ankietowanych),
• wprowadzenie lub uatrakcyjnienie oferty benefitów pozapłacowych (33% ankietowanych),
• wprowadzenie elastycznych godzin pracy (31% ankietowanych),
• wprowadzenie programów pracowniczych, które umożliwią zachowanie równowagi pomiędzy życiem prywatnym i zawodowym (29% ankietowanych),
• szkolenia i dofinansowanie edukacji dla pracowników (28% ankietowanych),
• umożliwienie pracy zdalnej/hybrydowej (27% ankietowanych).

Czego oczekują pracownicy?

Z powyższych danych można wysnuć ciekawe wnioski. Nie da się ukryć, że pieniądze (pod postacią podstawowego wynagrodzenia lub premii) odgrywają ważną rolę w procesie motywowania pracowników i budowania ich lojalności względem firmy. Nie są jednak jedynym sposobem na to, by osiągnąć takie rezultaty. Równie – jeśli nawet nie bardziej – atrakcyjne okazują się obecnie inne czynniki. 

Niektóre pozapłacowe sposoby motywowania nie wymagają żadnego nakładu finansowego w ścisłym znaczeniu tego słowa. Mowa tu chociażby o poprawieniu atmosfery w zespole, wprowadzeniu elastycznych godzin pracy czy udostępnieniu dni zdalnych, jeśli tylko pozwala na to specyfika danego stanowiska. W innych przypadkach można poprawić zadowolenie przy użyciu zasobów własnych, więc też niemal bezkosztowo, np. oferując wewnętrzne szkolenia i jasne ścieżki awansów w firmie. 

Wsłuchując się w potrzeby pracowników, można zatem poprawić ich zadowolenie z pracy bez angażowania dużych środków własnych. Trzeba tylko starannie przeanalizować obszary, w których może zaoferować kadrze takie benefity – bez ponoszenia żadnego dodatkowego ryzyka.

Aspekty finansowe i niefinansowe – czy da się wypracować kompromis?

Z myślą o zaspokojeniu potrzeb pracowników w różnych obszarach warto pomyśleć o kompromisie pomiędzy różnymi sposobami na podkreślenie ich wartości w oczach pracodawcy. Niskokosztowe, niefinansowe benefity pozapłacowe powinny zatem iść w parze z finansową gratyfikacją, choć niekoniecznie w formie dodatkowej gotówki przelewanej na konto wraz z podstawowym wynagrodzeniem. Równie korzystne – z punktu widzenia pracownika i przedsiębiorcy – okazują się premie finansowe wypłacane w innej formie, np. jako karta przedpłacona do wykorzystania na wskazany cel, z której można korzystać w różnych punktach. 

Dlaczego firmy rezygnują z finansowych benefitów?

O ile benefity finansowe są wciąż najbardziej pożądane przez pracowników, o tyle okazują się coraz większym wyzwaniem dla przedsiębiorców. Jest to efektem rosnących kosztów zatrudnienia, co potwierdzają dane GUS-u**.

W 4 kwartale 2024 r. indeks kosztów zatrudnienia wzrósł o 4,4% względem poprzedniego kwartału i o 13,9% w stosunku rok do roku. Wynik ten plasuje Polskę na jednym z najwyższych miejsc w rankingu państw Unii Europejskiej. To przesądza o tym, że wielu pracodawców po prostu nie może sobie pozwolić na dodatkowe koszty związane z podwyżkami i premiami, z myślą o utrzymaniu płynności finansowej biznesu.

Czy pieniądze to skuteczna motywacja? Niekoniecznie…

Dodatkowo, benefity finansowe mają często krótkotrwały efekt motywujący. Po ich wypłaceniu pracownik może szybko tracić zaangażowanie aż do wypłaty kolejnej premii czy udzielenia następnej podwyżki. W długiej perspektywie może to prowadzić do presji ciążącej na pracodawcy – albo poświęci dodatkowe środki, albo efektywność pracy spadnie lub pracownik zacznie rozglądać się za innym miejscem pracy. Wtedy nie ma już żadnych szans na utrzymanie zespołu w momencie, gdy jego sytuacja finansowa ulegnie niespodziewanemu pogorszeniu. 

Pozapłacowe sposoby motywowania pracowników – skuteczne benefity Flexee

Czy niewystarczający budżet albo chęć uniknięcia presji płacowej oznaczają brak możliwości motywowania pracowników? Absolutnie nie! Wystarczy tylko przygotować odpowiednią strategię i postawić na tanie benefity pracownicze, które są o wiele mniej obciążające finansowo niż regularna podwyżka czy premia uznaniowa.

Za dobry przykład może to posłużyć karta żywieniowa Flexee. Umożliwia ona pracownikom płacenie za posiłki i produkty spożywcze– w ramach limitu (do 450 zł miesięcznie) przyznanego przez pracodawcę.

Jak karta żywieniowa ułatwia codzienne życie pracowników?

Karta jest wygodna w użytkowaniu. Występuje w formie fizycznej lub cyfrowej (w Apple Pay lub Google Pay), a do tego wymaga minimalnego zaangażowania – trzeba tylko uważać na to, by płacić nią za żywność, i na koniec wgrać zdjęcie paragonu do aplikacji, która za pracodawcę skontroluje czy prawidłowo wydatkowano środki. W rezultacie jest to realne wsparcie dla miesięcznego budżetu pracownika. Pozwala na swobodę wyboru tego gdzie pracownik chce nabyć posiłek: sklepy spożywcze, lokale gastronomiczne, również online, stacje paliw – a to oznacza, że benefit jest spersonalizowany i przemyślany pod kątem potrzeb każdego członka zespołu. 

Biorąc pod uwagę to, że każdy przeznacza część wynagrodzenia na zakupy spożywcze, taka premia przyda się każdemu bez wyjątku. Dodatkowo, dzięki niej więcej pieniędzy pozostanie w kieszeni pracownika, bo część (o ile nie całość) wydatków na jedzenie pokryje w alternatywny sposób za pomocą benefitu przyznanego przez pracodawcę. Uniwersalność karty przesądza też o tym, że można ją traktować zarówno jako stały, comiesięczny dodatek uznaniowy, jak i jako upominek z konkretnej okazji, np. na święta. W tym szczególnym dodatkowy budżet do wykorzystania w sklepach spożywczych okaże się szczególnie pomocny.

Ponadto, zakupy dokonane kartą Flexee umożliwiają uzyskanie tzw. cashbacków, czyli natychmiastowych zwrotów na kartę za zakupy produktów spożywczych i posiłków pochodzących od partnerów Flexee.

Elastyczna wypłata — jak motywuje pracowników?

Pod tym względem dobrze wypada również Wynagrodzenie Na Życzenie Flexee.  Jest to aplikacja umożliwiająca pracownikowi wypłatę części zarobionych pieniędzy w dowolnym momencie. To dobry sposób na pokrycie pilnego wydatku bez konieczności naruszania oszczędności czy czekania na dzień, w którym wynagrodzenie zwykle wpływa na konto. Z punktu widzenia pracownika jest to obietnica bezpieczeństwa finansowego i brak zmartwień o niespodziewane sytuacje. Taki spokój ducha może się z kolei przerodzić w większe skupienie na obowiązkach zawodowych i w zaangażowanie w pracę. 

Nowoczesne benefity dają oszczędność na kosztach pracy

Wiesz już, co możesz zaoferować swoim pracownikom zamiast podwyżki? Pamiętaj o tym, że samo zwiększenie morale zespołu czy zmniejszenie rotacji to nie koniec korzyści, jakie możesz uzyskać, wdrażając benefity pozapłacowe Flexee czy inne niskokosztowe rozwiązania. 

Przykładowo, karta żywieniowa Flexee do 450 zł) podlega zwolnieniu ze składki ZUS. To oznacza oszczędność rzędu do 250 złotych miesięcznie i do 3 tys. złotych rocznie – w przeliczeniu na 1 pracownika. Wymaga to jednak spełnienia dodatkowych warunków poza samym limitem kwotowym. Aby karta podlegała zwolnieniu, musisz:

• przygotować regulamin benefitowy który dostarczy Ci Flexee,
• wdrożyć stały system kontroli zakupów kartą, który zapewnia aplikacja Flexee, 
• uniemożliwić wypłacanie środków w formie gotówkowej oraz wypłatę ekwiwalentu za niewypłacone środki- co również zapewni Ci karta Flexee,
• opłacić kartę ze firmowego budżetu. 

Benefity bezpieczne dla pracodawcy

Aby nie ryzykować tym, że kontrola ZUS-u skończy się koniecznością dopłacenia brakującej składki, najlepiej zdać się w tym względzie na gotowe, bezpieczne rozwiązania, jak karta Flexee. Rozwiązanie to zostało pozytywnie ocenione w kilku różnych interpretacjach indywidualnych ZUS-u (m.in. decyzje nr. 316*** i 506****), więc nie napotkasz żadnych problemów, włączając tę opcję do benefitów pozapłacowych dla swoich pracowników – i nie musisz angażować do tego dodatkowych zasobów ludzkich. 

Nie można jednak ograniczać się jednak tylko do powodów finansowych. Dobrze wybrane benefity pozapłacowe, jak karta żywieniowa czy pensja na życzenie od Flexee, to inwestycja we własny spokój ducha i stabilną sytuację firmy. Z punktu widzenia przedsiębiorcy są to ogromne korzyści, których skutki mogą być odczuwalne przez długi czas.

Skuteczne benefity — najczęściej zadawane pytania:

1. Dlaczego utrzymanie obecnego pracownika jest ważniejsze niż rekrutacja nowego?

Utrata pracownika generuje wysokie, ukryte koszty, które znacznie przewyższają wydatki związane z rekrutacją. Obejmują one utratę firmowego know-how, ryzyko powstania luki kompetencyjnej, spadek morale w zespole oraz konieczność obciążenia pozostałych osób dodatkowymi obowiązkami. W długoterminowej perspektywie inwestycja w utrzymanie doświadczonego pracownika jest więc znacznie bardziej opłacalna dla stabilności i rozwoju firmy.

2. Moi pracownicy oczekują podwyżki, na którą mnie nie stać. Co mogę zrobić?

Choć podwyżka jest najważniejsza dla 56% ankietowanych, to nie jedyny sposób na zatrzymanie pracownika w firmie. Równie skuteczne mogą okazać się działania niskobudżetowe, takie jak poprawa atmosfery w pracy (ważna dla 42%), zapewnienie możliwości rozwoju zawodowego (37%) czy wprowadzenie atrakcyjnych benefitów pozapłacowych (33%). Warto wsłuchać się w potrzeby zespołu, by znaleźć rozwiązanie dopasowane do możliwości firmy.

3. Czy podwyżka nie jest skuteczniejszą motywacją niż benefity?

Benefity finansowe, takie jak podwyżka czy premia, często mają krótkotrwały efekt motywacyjny. Zaangażowanie pracownika może szybko spadać po ich otrzymaniu, co tworzy presję na pracodawcy. Z kolei dobrze dobrane benefity pozapłacowe, jak karta żywieniowa czy elastyczne godziny pracy, budują długotrwałą lojalność i satysfakcję, ponieważ stanowią realne wsparcie i ułatwienie w codziennym życiu.

4. W jaki sposób benefit w postaci karty żywieniowej może być oszczędnością dla firmy?

Karta żywieniowa to benefit, który pozwala na optymalizację kosztów. Zgodnie z przepisami (na 2025 rok), kwota doładowania karty do 450 zł miesięcznie na pracownika jest zwolniona z podstawy wymiaru składek ZUS. Oznacza to realną oszczędność dla firmy rzędu nawet 3 tys. zł rocznie na jednej osobie, co czyni ten benefit znacznie tańszą alternatywą dla podwyżki o tej samej wartości brutto.

Źródła:

*https://pl.gigroup.com/wp-content/uploads/2025/04/Gi-Group-Holding-Barometr-rynku-pracy_edycja-19.pdf

**https://stat.gov.pl/obszary-tematyczne/rynek-pracy/pracujacy-zatrudnieni-wynagrodzenia-koszty-pracy/indeks-kosztow-zatrudnienia-w-kwartalach-2024-r-,26,3.html

***https://my.flexee.eu/zus/decyzja_3.pdf

****https://my.flexee.eu/zus/decyzja_1.pdf