Karta żywieniowa jako premia uznaniowa. Przedstawiamy system premiowy budujący motywację i oszczędności

Dla wielu firm premia to wciąż synonim gotówki, choć z perspektywy finansowej bywa to mało efektywne rozwiązanie. W takim wydaniu zwiększa podstawę składek i podatku, przez co rośnie koszt pracodawcy, a korzyść pracownika maleje. Coraz częściej pojawia się więc pytanie, jak inaczej zaplanować system premiowania, by jednocześnie budować motywację i chronić budżet. Jedną z odpowiedzi jest karta żywieniowa jako premia uznaniowa. Dowiedz się, na czym to polega.

Karta żywieniowa jako premia uznaniowa – co warto wiedzieć?

• Premia dla pracownika nie musi oznaczać wyłącznie przelewu pieniędzy na konto wraz z podstawowym wynagrodzeniem.
• Tradycyjna premia gotówkowa jest obciążona pełnymi składkami, co obniża realną wartość nagrody dla pracownika.
• Dzięki karcie lunchowej możliwe są realne oszczędności ZUS, przy zachowaniu atrakcyjnej wartości świadczenia dla zespołu.
• Świadczenia celowe, jak karta Flexee, pomagają oddzielić dodatkową nagrodę od stałego wynagrodzenia.

Czy premia uznaniowa zawsze musi być przelewem na konto?

Premia jest najczęściej utożsamiana z dodatkowymi środkami trafiającymi na rachunek bankowy beneficjenta. Warto mieć jednak świadomość tego, że takie rozwiązanie nie zawsze jest najkorzystniejsze. Pełne składki i podatek sprawiają, że koszt po stronie firmy jest wysoki, a korzyść dla pracownika niższa, niż by się spodziewał. W rezultacie kwota „na rękę”, która trafia do pracownika, okazuje się znacznie niższa niż rzeczywisty budżet na nagrody.

Tymczasem Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy nie nakazuje, aby uznaniowe świadczenie miało wyłącznie charakter gotówkowy. Może przybrać inną postać, np. zasilenia karty przedpłaconej podarunkowej czy żywieniowej. W takim ujęciu system premiowania przestaje ograniczać się do kolejnego przelewu, a staje się elastycznym narzędziem do budowania zaangażowania zespołu.

Dlaczego karta żywieniowa opłaca się bardziej niż gotówka?

Z perspektywy budżetu firmy liczy się nie tylko wysokość premii, ale także jej forma. Wypłacenie pracownikowi dodatkowej gotówki oznacza, że powiększa ona podstawę wymiaru składek ZUS. Jeśli właściciel zaplanuje w budżecie 450 zł brutto na premię, sporą część tej kwoty pochłaniają dodatkowe obciążenia. W takim przypadku na konto pracownika wpłynie ok. 306 zł – po odliczeniu składki emerytalnej, rentowej, chorobowej, społecznej, zdrowotnej i zaliczki na podatek. 

Inaczej wygląda sytuacja, gdy firma wykorzystuje kartę żywieniową jako premię uznaniową. Wpłacone na nią środki, do limitu 450 zł miesięcznie, mogą zostać zwolnione z oskładkowania. Dzięki karcie żywieniowej ta sama kwota w systemie premiowania w większym stopniu zasila budżet pracownika, a w mniejszym – obowiązkowe obciążenia.

 Utrzymanie uznaniowości premii dzięki karcie żywieniowej

Regularnie wypłacana premia na rachunek bankowy szybko przestaje być dodatkiem, a zaczyna być traktowana przez pracownika jak stały element pensji. Przez to może tracić swój motywujący charakter. Ponadto w tym miejscu zaciera się różnica między uznaniowością a regulaminowością. Jeżeli świadczenie jest przyznawane co miesiąc na rachunek bankowy, według powtarzalnych zasad i w podobnej wysokości, pracownik może uznać je za coś gwarantowanego. W razie sporu sąd pracy ma podstawę, by potraktować takie świadczenie jako regulaminowe, niezależnie od zastosowanej przez Pracodawcę nazwy.

Dla firmy oznacza to mniejszą swobodę w kształtowaniu polityki płacowej. Regularne przelewanie dodatkowych świadczeń na rachunek bankowy pracownika utrwala ich charakter jako elementu wynagrodzenia. W efekcie trudniej reagować na zmianę sytuacji rynkowej, dostosować wysokość wypłat do wyników czy czasowo je ograniczyć do momentu poprawy sytuacji finansowej. Różnica między premią uznaniową a regulaminową przekłada się więc bezpośrednio na elastyczność budżetu organizacji.

Bezpieczniejszą alternatywą są świadczenia celowe, wyraźnie oddzielone od wynagrodzenia zasadniczego i nie wypłacane na rachunek bankowy w formie premii. Karta lunchowa Flexee działa właśnie w ten sposób – stanowi odrębny benefit przeznaczony na konkretny cel, a nie podwyżkę wynagrodzenia. Dzięki temu łatwiej uniknąć roszczeniowego charakteru świadczenia, przy jednoczesnym zachowaniu wartości motywacyjnej dla pracownika.

Czy pracownik doceni „pieniądze na jedzenie” zamiast gotówki? 

Premia dla pracownika wypłacana na rachunek bankowy często znika wśród stałych wydatków – rachunków, rat kredytów, codziennych opłat i sprawunków. W krótkim czasie może się okazać, że pieniądze zostaną przeznaczone na codzienne potrzeby i całkowicie zapomniane. W efekcie pracownik nie odczuwa realnej wartości otrzymanego świadczenia ani szczególnego znaczenia dodatkowej wypłaty.

Inaczej działa karta żywieniowa jako premia uznaniowa. Środki na karcie są przeznaczone na jeden, jasno wskazany cel – jedzenie, np. zakupy spożywcze, lunch na mieście czy przekąski. Za każdym razem, gdy pracownik płaci za coś w ten sposób, przypomina sobie o tym, że to firma finansuje część jego codziennych wydatków. Dlatego też taki benefit można postrzegać jako pewnego rodzaju „Psychologiczne Konto Przyjemności”, , które wzmacnia pozytywne skojarzenia z miejscem pracy oraz realnie odciąża domowy budżet.

Kartę żywieniową można również potraktować jako element dbałości o wellbeing pracowników. Stały dostęp do środków na posiłki sprzyja regularnemu jedzeniu i zdrowszym wyborom, zamiast rezygnowania z obiadu z powodu oszczędności. System premiowania oparty na karcie żyieniowej łączy więc dwa cele. Pokazuje pracownikowi, że firma realnie wspiera jego codzienne potrzeby, a jednocześnie – dzięki możliwym oszczędnościom ZUS – pozwala utrzymać racjonalny poziom kosztów po stronie pracodawcy.

Jak wdrożyć system premiowy oparty na Flexee w Twojej firmie? 

Przejście z tradycyjnych premii gotówkowych na kartę żywieniową Flexee nie wymaga dużo formalności. Po prostu przenosisz budżet przeznaczony na premie dla pracownika na konkretny benefit, z którego będzie korzystać na co dzień.

Wdrożenie karty żywieniowej jako premii uznaniowej przebiega etapami, ale z perspektywy Pracodawcy  pozostaje proste i dobrze uporządkowane.

1. Proces zaczyna się od analizy potrzeb. Pracodawca musi określić, jaki problem ma rozwiązać nowy benefit, np. podnieść motywację, zwiększyć atrakcyjność oferty pracy, zoptymalizować koszty związane z  ZUS. W zdefiniowaniu tych potrzeb pomoże konsultacja z ekspertem Flexee.
2. Kolejny etap to formalności i przygotowanie wdrożenia. Po podjęciu decyzji podpisywana jest umowa, a Flexee przygotowuje pakiet dokumentów: propozycje zapisów do regulaminów, instrukcje dla pracowników oraz materiały komunikacyjne. Równolegle konfigurujemy panel klienta, w którym HR określa listę pracowników, a także częstotliwość i wysokość zasileń. Na tym etapie dostosowywane są także procesy księgowe – tak, aby rozliczenia kart żywieniowych były spójne z dotychczasową polityką finansową firmy i zgodne z przepisami.
3. Kolejnym etapem jest wdrożenie i dystrybucja kart, Zazwyczaj zajmuje to od kilku dni do 2-3  tygodni i to nawet w bardzo dużych organizacjach,  W projektach międzynarodowych Flexee dodatkowo przygotowuje obsługę walutową (np. EUR), tłumaczenia w aplikacji oraz odpowiednie raportowanie dla różnych jednostek. Dzięki temu rozwiązanie działa równie przewidywalnie w Polsce, jak i w zagranicznych oddziałach.
4. Ostatni etap to komunikacja i start programu. Pracownicy otrzymują informacje, jak działa karta, jak z niej korzystać i gdzie znaleźć pomoc. Po aktywacji widzą przyznane środki i mogą używać ich na co dzień – przy zakupach spożywczych lub płacąc za lunch. 
5. Po stronie HR i księgowości pozostaje jeden, jasno opisany benefit, który łatwo skalować i którym można wygodnie zarządzać, zamiast rozbudowywać listę premii gotówkowych. W efekcie firma zyskuje prosty w obsłudze program, który realnie wspiera motywację i jednocześnie pomaga budować trwałe oszczędności ZUS.

Chcesz zamienić wysokie koszty tradycyjnych premii na realne oszczędności i motywację? Skontaktuj się z nami! Pomożemy Ci wdrożyć karty Flexee i wyliczyć, ile Twoja firma zyska na optymalizacji ZUS już w pierwszym miesiącu.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy karta żywieniowa może całkowicie zastąpić gotówkową premię dla pracownika?

Może, ale nie musi. Często lepszym rozwiązaniem jest połączenie obu form – część budżetu wciąż trafia do pracowników w gotówce, a część przenosisz na kartę żywieniową. Dzięki temu utrzymujesz elastyczność finansową, a jednocześnie budujesz widoczny benefit, który pracownik docenia przy każdym zakupie jedzenia i który może przynieść firmie oszczędności ZUS.

Czy karta żywieniowa może stać się premią roszczeniową, podobnie jak klasyczna premia pieniężna?

Ryzyko roszczeniowości pojawia się, gdy świadczenie działa jak stały składnik wynagrodzenia – jest wypłacane co miesiąc w tej samej wysokości. Karta żywieniowa jest świadczeniem celowym i wyraźnie oddzielonym od podstawowej pensji. Jasne rozróżnienie w dokumentach i komunikacji pomaga oddzielić premię uznaniową od regulaminowej i utrzymać kartę w roli benefitu, a nie gwarantowanej podwyżki.

Czy karta żywieniowa nadaje się do jednorazowej premii, np. za projekt?

Jak najbardziej. Zasilenie karty można potraktować jako jednorazową nagrodę dla pracownika, np. po zakończeniu ważnego projektu lub jako podziękowanie za ponadstandardowe zaangażowanie. W takiej formule karta żywieniowa jako premia uznaniowa jest wyraźnym sygnałem docenienia, a przy tym daje możliwość skorzystania z niej w dogodnym dla pracownika momencie. Warto jednak pamiętać, że nie jest to optymalne rozwiązanie z uwagi na racjonalizację kosztów wdrożenia przedsięwzięcia. Karta lunchowa jako nagroda działa najlepiej na motywację, gdy jest zasilana systematycznie.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19740240141.