Kontrola kart żywieniowych przez ZUS. Przygotuj się do niej z Flexee

Kontrola kart lunchowych przez ZUS to nie powód do paniki. Wystarczy działać proaktywnie i przygotować się do tego z wyprzedzeniem. Wybierając Flexee, masz pewność, że spełniasz wymogi dotyczące zwolnienia ze składek – teraz i w przyszłości, dzięki kontroli wydatków z karty przez sztuczną inteligencję. W tym artykule wyjaśniamy, jak udowodnić ZUS-owi wydatki na posiłki z karty żywieniowej skutecznie i bez żadnych wątpliwości

Kontrola kart żywieniowych przez ZUS – najważniejsze informacje:

• We wrześniu 2023 r.  doszło do rozszerzenia zakresu potencjalnych zastosowań kart lunchowych o placówki handlowe (sklepy spożywcze, supermarkety, stacje paliw), co doprowadziło do wzmożonych kontroli przez ZUS.
• Aby zwolnienie ze składek ZUS nie zostało zakwestionowane, system musi potwierdzać w niemożliwy do podważenia sposób, że środki zostały przez pracownika wydane zgodnie z przepisami prawa.
• Oświadczenia pracownika nie są akceptowanymi formami kontroli używania karty lunchowej zgodnie z aktualnymi wymogami ZUS-u.
• Karta lunchowa i związana z nią technologia Flexee doczekała się wielu  pozytywnych interpretacji ZUS-u i pozwala na udostępnienie pracownikom benefitu bez zmartwień o negatywny wynik kontroli. 

Dlaczego ZUS tak wnikliwie przygląda się kartom lunchowym?

Do  września 2023 roku karty lunchowe, które przedsiębiorca udostępniał swoim pracownikom w ramach benefitu pozapłacowego, kwalifikowały się do zwolnienia ze składek ZUS tylko wtedy, gdy były przeznaczone do wykorzystania wyłącznie w punktach gastronomicznych. Ten stan prawny zmieniła nowelizacja Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Nowelizacja zniosła to ograniczenie, poszerzając potencjalne zastosowania tego benefitu do zakupu posiłków w placówkach handlowych, tj. w sklepach spożywczych, supermarketach czy na stacjach paliw.

Choć z punktu widzenia użytkowników to korzystna sytuacja, oznacza większy nakład pracy ze strony ZUS-u. Instytucja stoi bowiem na stanowisku, że zwolnienie ze składek jest sytuacją wyjątkową, a tym samym wymaga szczególnego nadzoru – zwłaszcza teraz, gdy potencjał do nadużyć jest większy niż wcześniej. Stąd wzmożone kontrole, a w ich efekcie rosnąca liczba negatywnych decyzji ZUS-u.

Jakie obowiązki pracodawcy wynikają z rygorystycznych interpretacji ZUS? 

Odpowiedzialność za weryfikację tego, czy karty lunchowe są używane zgodnie z przeznaczeniem, spoczywa wyłącznie na pracodawcy. Tylko wdrożenie odpowiednich mechanizmów kontroli zapewnia skuteczną ochronę przed zakwestionowaniem zwolnienia ze składki przez ZUS i negatywnymi konsekwencjami, które z tego wynikają.

Dlaczego oświadczenia pracowników i zapisy w regulaminie to za mało? 

Wielu dostawców kart lunchowych uważa, że do spełnienia wymogów ZUS-u wystarczy oświadczenie podpisane przez pracownika, w którym ten zobowiązuje się do przestrzegania regulaminu stosowania kart lunchowych. Tym samym zobowiązuje się on do nienabywania kartą lunchową produktów takich jak alkohol, tytoń, środki chemiczne i innych, niebędących produktem spożywczym. ZUS jednak uznaje, że oświadczenie jest niewystarczające, że potrzebny jest stały mechanizm kontroli.

Wynika to z tego, że taki system opiera się na dobrej woli osób trzecich, które mogą w dowolnym momencie zmienić zdanie. Złamanie przez pracownika przepisów nie przyniesie mu żadnych problemów ze strony ZUS-u, bo prawidłowe rozliczenie i odprowadzenie składki to obowiązek pracodawcy. Karty lunchowe muszą zatem zostać udostępnione w taki sposób, aby ich kontrola była realna, a nie jedynie formalna. 

Czemu model oparty na kontroli kart przez sprzedawców nie zabezpiecza Twojej firmy? 

Innym sposobem na zrzucenie odpowiedzialności z barków pracodawcy mogłoby okazać się wdrożenie modelu kontroli przez sprzedawców. W praktyce pomysł ten nie ma jednak szans na powodzenie. Dlaczego?

Przeszkodą okazują się możliwość płatności kartami w większości sklepów spożywczych czy supermarketów. Dodatkowo  korzystanie z kas samoobsługowych, wirtualnych kart zapisanych w telefonie i płatności mobilnych sprawia, że sprzedawca nie jest w stanie weryfikować zgodności z wytycznymi ZUS-u. Nie można zatem polegać na kontroli prowadzonej przez taki podmiot trzeci, bo w systemie znajduje się obecnie zbyt wiele luk, które można wykorzystać do ominięcia obowiązujących przepisów.

Ponadto zmuszenie obsługi sklepu do kontroli kart żywieniowych jest w praktyce niemożliwe do ustanowienia. Nie ma przepisów, które by to regulowały (jak np. kontrolę wieku), a personel placówek handlowych musiałby przejść szkolenia (kto miałby szkolić — dostawca kart, czy pracodawca?) i wiedzieć, które towary zaliczają się do ulgi w ZUS, a które nie. Nie trzeba być ekspertem, by zauważyć, że tak opisany system nie może działać.

Czym grozi zakwestionowanie zwolnienia ze składek przez ZUS i jak wpływa to na firmę?

Negatywny wynik kontroli ZUS-u oznacza, że przedsiębiorca jest zobowiązany do zapłaty wszystkich zaległych  składek, które wcześniej uznał za objęte zwolnieniem. Dodatkowo do tej kwoty zostaną doliczone odsetki ustawowe za zwłokę na zasadach i w wysokości określonej w Ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.).

W praktyce ZUS ma do dyspozycji jeszcze inne środki dyscyplinujące, które mogą zostać zastosowane, jeśli należna kwota nie zostanie uregulowana w wyznaczonym w decyzji terminie. Zaliczają się do nich:

• grzywna pieniężna,
• opłata dodatkowa w wysokości do 100% nieopłaconych składek,
• wszczęcie postępowania egzekucyjnego w ramach przymusowego dochodzenia należności z tytułu składek.

Konieczność przeprowadzenia wewnętrznej kontroli, obliczenia kwoty odsetek i uporządkowania na nowo list płac  wiąże się też z dodatkowym obciążeniem dla działu HR i księgowości w organizacji, która została wzięta pod lupę ZUS-u. To dodatkowe koszty, z jakimi musi liczyć się przedsiębiorca, który niewłaściwie zinterpretuje przepisy dotyczące zwolnienia ze składek ZUS na posiłki dla pracowników i wybierze złego dostawcę kart.

Jak skutecznie i bezstresowo przejść przez kontrolę ZUS kart lunchowych?

Aby skorzystać ze zwolnienia z oskładkowania świadczeń na posiłki, pracodawca powinien mieć działający w trybie ciągłym mechanizm nadzoru nad wydatkowaniem środków z kart lunchowych. ZUS w decyzjach i interpretacjach akcentuje, że taki system musi spełniać trzy warunki.

• Ukierunkowanie na transakcje w placówkach handlowych – w lokalach gastronomicznych kontrola przebiega na podstawie kodów MCC i nie są wymagane dodatkowe działania.
• Ciągłość zamiast wyrywkowości – kontrola nie może polegać na sporadycznym sprawdzaniu, czy nie zachodzą jakieś nieprawidłowości. System powinien działać stale i obejmować wszystkie transakcje w czasie rzeczywistym lub z krótkim opóźnieniem operacyjnym, aby zapewniać rzetelną weryfikację paragonów. Karty lunchowe powinny być zatem kontrolowane w sposób automatyczny, np. poprzez specjalne rozwiązania wykorzystujące technologię AI.
• Identyfikacja produktów wyłączonych – system powinien rozróżniać pozycje kwalifikowane (np. gotowe posiłki, produkty spożywcze do bezpośredniego spożycia) od niekwalifikowanych (np. alkohol, wyroby tytoniowe, chemia gospodarcza, artykuły przemysłowe).

Ani wewnętrzne regulaminy, ani oświadczenia podpisane przez pracowników, ani kontrola przez sprzedawców nie spełniają tych założeń.

System kontroli paragonowej – co to jest i dlaczego ZUS go akceptuje?

Obecnie jedynym sposobem nadzoru nad wydatkowaniem środków z kart lunchowych jest system kontroli paragonowej. Główne założenie sprowadza się do tego, że tylko zachowany paragon jest dostatecznym i niepodważalnym dowodem kwalifikowalności zakupu, który uprawnia do skorzystania ze zwolnienia ze składek ZUS.

Jak technologia Flexee automatyzuje weryfikację i gwarantuje zwolnienie ze składek ZUS?

System Flexee został zaplanowany z myślą o tym, by idealnie spełniać aktualne wymogi ZUS-u w zakresie weryfikacji zakupów dokonywanych kartą lunchową. Jak to działa krok po kroku?

1. Pracownik otrzymuje kartę Flexee i dokonuje zakupu w placówce handlowej.
2. W krótkim czasie po przeprowadzeniu transakcji wgrywa do aplikacji mobilnej paragon za zakupy.
3. System odczytuje dane z paragonu i analizuje je za pomocą sztucznej inteligencji. 
4. Zakupy kwalifikujące się do zwolnienia z oskładkowania zostają oddzielone od tych, które są z niego wyłączone. Za te drugie pracownik będzie musiał dopłacić z własnych środków, a cały proces płatności obsłuży w  aplikacji Flexee – aby uniknąć naruszania przepisów dotyczących wykorzystywania środków od pracodawcy na produkty niedozwolone.
5. Paragony są przechowywane w uporządkowany sposób, który ułatwia przeprowadzenie kontroli przez urzędników ZUS-u. 

Wszystko odbywa się zatem w sposób w pełni zautomatyzowany i bezobsługowy, a jednocześnie ściąga odpowiedzialność z barków przedsiębiorcy.

Dlaczego ZUS akceptuje karty Flexee przy zwolnieniu ze składki?

Karta Flexee dysponuje wieloma aktualnymi, pozytywnymi interpretacjami z ZUS-u, m.in. decyzją nr 494, decyzją nr 568 czy decyzją nr 316. Jest to wynikiem spełniania wymogów tej instytucji w następujących obszarach:

• kontrola odbywa się na podstawie analizy paragonów z placówek handlowych, które pozwalają na precyzyjną interpretację towarów, 
• system działa przez cały czas, a nie wyrywkowo, czyli każdy paragon jest analizowany w dokładnie taki sam sposób,
• aplikacja przechowuje paragony przez 5 lat, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• brak możliwości uzyskania ekwiwalentu za niewykorzystane środki (za to mogą one przechodzić z miesiąca na miesiąc),
• zobowiązanie użytkownika karty do dopłaty za produkty niespełniające kryteriów.

Chcesz wdrożyć karty żywieniowe i spać spokojnie? Sprawdź bezpieczne rozwiązanie Flexee.

Chcesz uniknąć dodatkowych kosztów po kontroli kart lunchowych przez ZUS? Poświęć na to chwilę teraz, by później cieszyć się pełnym spokojem. Umów się na spotkanie z ekspertem Flexee, który zaprezentuje Ci system i korzyści, jakie jego wdrożenie może zapewnić Twojej organizacji. Nie zapomnij przygotować własnej listy pytań – otrzymasz odpowiedzi na wszystkie z nich, co pomoże Ci w podjęciu świadomej decyzji.