Premia uznaniowa i premia regulaminowa. Definicje i różnice

System premiowy potrafi zmotywować zespół bardziej niż niejedna kampania wizerunkowa – o ile jest przejrzysty. Tymczasem wiele nieporozumień bierze się z mylenia premii uznaniowej z regulaminową. Jedna zależy od swobodnej oceny przełożonego, druga wynika wprost z przepisów i wewnętrznych zasad. Wyjaśniamy, jak je odróżnić, jakie niosą konsekwencje i jak korzystać z nich odpowiedzialnie, by premiowanie było czytelne dla obu stron umowy o pracę i realnie wspierało cele biznesowe.

Premia uznaniowa i premia regulaminowa – co warto wiedzieć?

• Premia regulaminowa jest elementem wynagrodzenia opisanym w dokumentach firmowych, a premia uznaniowa zależy od decyzji pracodawcy.
• O tym, z jaką premią masz do czynienia, decyduje sposób jej przyznawania w praktyce, a nie sama nazwa świadczenia.
• Rodzaj premii wpływa na prawa pracownika, obowiązki pracodawcy oraz sposób rozliczania wynagrodzenia, w tym świadczeń chorobowych i urlopowych.
• Karta żywieniowa Flexee może być prostą alternatywą dla premii pieniężnych.

Czym różni się premia uznaniowa od regulaminowej? 

Pytanie o różnicę między premią uznaniową a regulaminową pojawia się bardzo często nie tylko wśród pracowników, ale też pracodawców. Zanim jednak je rozstrzygniemy, warto wyjaśnić podstawową kwestię: co to jest premia. 

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy nie definiuje jej wprost. Reguluje przede wszystkim nagrody za szczególne osiągnięcia. Dlatego to regulaminy wynagradzania i premiowania, a także układy zbiorowe oraz umowy o pracę przesądzają o tym, jaką funkcję pełni ona w danej organizacji. 

Co to jest premia regulaminowa?

Premia regulaminowa to składnik wynagrodzenia opisany w dokumentach obowiązujących w firmie. Określają one obiektywne, mierzalne warunki jej przyznania. Podstawą do przyznania premii regulaminowej mogą być np.:

• osiągnięcie określonego wyniku,
• brak nieusprawiedliwionych nieobecności,
• realizacja konkretnych zadań.

Jeśli pracownik spełni te warunki, premia regulaminowa ma charakter roszczeniowy. To oznacza, że może on domagać się jej wypłaty, także na drodze sądowej.

Co to jest premia uznaniowa?

Jeśli świadczenie nie wynika automatycznie z regulaminu, lecz zależy od swobodnej decyzji pracodawcy, jest to premia uznaniowa. Co to znaczy? Zwykle jest przyznawana wtedy, gdy przełożony uzna, że pracownik zasłużył na dodatkowe wyróżnienie, np. za szczególne zaangażowanie, inicjatywę lub ponadprzeciętne wyniki. Nie ma zagwarantowanej ani wysokości, ani częstotliwości takich wypłat, dlatego takie świadczenie ma charakter nagrody.

Premia regulaminowa i premia uznaniowa – różnice

Główna różnica między premią uznaniową a regulaminową sprowadza się więc do tego, czy po stronie pracownika powstaje prawo do żądania wypłaty, czy też świadczenie zależy od indywidualnej oceny przez pracodawcę. W tle coraz większe znaczenie ma także unijna dyrektywa 2023/970 dotycząca przejrzystości i równości wynagrodzeń. W praktyce wymusza ona większą transparentność zasad wynagradzania, w tym premiowania, i opieranie ich na obiektywnych, neutralnych płciowo kryteriach.

Kiedy „uznaniowość” staje się pułapką prawną dla pracodawcy?

Z punktu widzenia HR i zarządu firmy jednym z najczęstszych błędów jest stosowanie etykiety „uznaniowości” w sytuacji, gdy świadczenie w istocie spełnia kryteria premii regulaminowej w umowie o pracę. Wbrew pozorom, nietrudno o omyłkowe zakwalifikowanie do nieprawidłowej kategorii premii uznaniowej. Przykłady prezentujemy poniżej. 

• Co miesiąc wypłacane jest 15% wynagrodzenia zasadniczego pracownikom, którzy osiągnęli określony poziom sprzedaży.
• Regulamin opisuje dokładnie, za co premia dla pracownika może zostać wypłacona, np. brak nieobecności, brak reklamacji, określony wskaźnik jakości.
• Wysokość świadczenia jest stała lub łatwa do obliczenia na podstawie wyników.
• Wypłata następuje automatycznie, bez indywidualnej decyzji przełożonego.

W tych sytuacjach nazwanie świadczenia „uznaniowym” nie ma znaczenia. Jeżeli regulamin lub praktyka tworzą stały, przewidywalny mechanizm, sąd może uznać, że jest to faktycznie premia regulaminowa o charakterze roszczeniowym. Pracownik, który spełnił wskazane warunki, może więc żądać wypłaty, a w razie odmowy – dochodzić swoich praw przed sądem pracy.

Kiedy premia uznaniowa może zostać uznana za regulaminową?

Pułapką dla pracodawcy jest także brak spójności między dokumentami a rzeczywistością. Załóżmy, że w umowie widnieje zapis o premii uznaniowej, ale w praktyce:

• stosowane są identyczne kryteria dla wszystkich,
• wypłaty mają charakter stały i powtarzalny,
• system działa niemal automatycznie.

To może przesądzić o tym, że w sporze z pracownikiem lub przy kontroli PIP-u lub ZUS-u premia zostanie zakwalifikowana jako stały składnik wynagrodzenia. W praktyce oznacza to konieczność dopłaty składek ZUS, wykonania korekty rozliczeń podatkowych oraz ponownego przeliczenia podstawy wynagrodzenia chorobowego i urlopowego.

Warto więc regularnie weryfikować regulaminy premiowania, zapisy umów i realną praktykę wypłat. „Uznaniowość” powinna oznaczać rzeczywistą decyzję przełożonego, a nie automatyczny przelew ze stałą kwotą.

Jak poszczególne premie wpływają na wynagrodzenie chorobowe i urlopowe? 

Wpływ premii na świadczenia chorobowe i urlopowe zależy od jej charakteru. Kluczowa jest nie nazwa świadczenia, ale zasady jego przyznawania i sposób rozliczania nieobecności.

Do podstawy wynagrodzenia i zasiłku chorobowego wlicza się te składniki, które przyznaje się za pracę w określonym okresie, wypłaca regularnie i pomniejsza za czas niezdolności do pracy. W wielu firmach właśnie tak skonstruowana jest premia regulaminowa. Jeśli premia uznaniowa w praktyce spełnia te warunki, zaczyna być traktowana w ten sam sposób.

Premia uznaniowa a wynagrodzenie chorobowe

To, czy premia uznaniowa wchodzi do podstawy chorobowego, zależy więc od jej charakteru. Jeżeli jest naliczana według stałych zasad i obniżana za okres L4, powinna być uwzględniana przy ustalaniu tego, ile pieniędzy dostaniesz, gdy jesteś na zwolnieniu lekarskim. Jeśli ma charakter jednorazowej nagrody, nie jest powiązana z konkretnym okresem pracy i nie zostaje pomniejszona za chorobę, zazwyczaj nie zalicza się do tej podstawy.

Podobnie wygląda relacja między premią a L4 i wynagrodzeniem urlopowym. Stałe i roszczeniowe składniki, w tym premie regulaminowe oraz „uznaniowe” wypłacane systematycznie i zależne od wyników pracy, wchodzą do średniej urlopowej. Pracownik dostaje za urlop średnio tyle, ile zarabiał z premią. Z kolei typowe nagrody uznaniowe – przyznawane sporadycznie, bez powtarzalnych kryteriów – najczęściej nie są uwzględniane przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop. 

Zasady wliczania premii do średniej urlopowej 

Przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy pracodawca musi ustalić tzw. podstawę wymiaru, w której uwzględnia określone składniki płacowe. Dla premii – niezależnie od tego, czy są nazywane uznaniowymi, czy regulaminowymi – kluczowe jest to, czy mają charakter roszczeniowy i są związane z wykonywaną pracą.

O tym, czy dane świadczenie należy wliczyć do podstawy, decyduje więc nie jego nazwa, ale:

• zapis w regulaminie lub umowie,
• rzeczywista częstotliwość przyznawania,
• sposób powiązania z wykonywaniem pracy.

Dlatego przy projektowaniu systemu premiowego warto od razu założyć, jak dane składniki będą wpływały na średnią urlopową, a nie rozstrzygać tego dopiero na etapie naliczania wynagrodzenia za urlop.

Za co przyznawać premię, aby realnie motywować zespół? 

Aby system premiowania naprawdę wzmacniał zaangażowanie, a nie powodował rozczarowanie, trzeba jasno określić, za co przyznawane jest świadczenie i jakie efekty ma przynieść.

W praktyce można wyróżnić m.in. następujące rodzaje premii:

• premie zadaniowe (motywacyjne) – sprawdzają się przy jasno zdefiniowanych zadaniach. Premię może otrzymać np. specjalista ds. marketingu, który wdroży kampanię w terminie, w ustalonym budżecie i zakresie;
• premie wynikowe – dobrze sprawdzają się tam, gdzie łatwo zmierzyć efekt. Przykładowo handlowiec może otrzymać premię po przekroczeniu 110% planu sprzedaży w kwartale;
• premie stałe – są uzasadnione, gdy firma chce wynagrodzić stałą odpowiedzialność za określony obszar. W to założenie wpisuje się m.in. kierownik działu, który może mieć zagwarantowaną premię w wysokości 15% wynagrodzenia zasadniczego za nadzór nad zespołem i realizację celów działu;
• premie uznaniowe – przyznawane za wyjątkowe osiągnięcia, postawę lub wkład w rozwój firmy. Takie świadczenie może trafić do pracownika, który uratował krytyczny projekt, przygotował ważną prezentację dla kluczowego klienta w bardzo krótkim czasie albo przez dłuższy okres ponadprzeciętnie wspierał rozwój młodszych członków zespołu.

Premie motywacyjne, oparte na jasno określonych celach, sprzyjają koncentracji na priorytetach biznesowych. Jednocześnie muszą być oparte na przejrzystych, możliwych do zweryfikowania kryteriach, tak aby nie rodziły wątpliwości o nierówne traktowanie. W tym kontekście wspomniana wcześniej dyrektywa 2023/970 dodatkowo wzmacnia znaczenie transparentności. Pracownicy coraz częściej oczekują jasnej odpowiedzi, za co i w jakiej wysokości mogą otrzymać premię. 

Nagrody uznaniowe dobrze sprawdzają się jako uzupełnienie systemu. Pozwalają szybko docenić ponadstandardowy wysiłek. Nie powinny jednak zastępować przejrzystych premii zadaniowych czy wynikowych. Gdy nagrody uznaniowe są przyznawane zbyt często, w stałych kwotach i bez komunikacji kryteriów, tracą swój wyjątkowy charakter i zaczynają być postrzegane jak część „normalnej” pensji, co znowu niesie ryzyko nieporozumień i sporów.

Czy Flexee może być alternatywą dla skomplikowanych systemów premiowych? 

Rozbudowane systemy premiowe wymagają szczegółowych regulaminów, stałej obsługi po stronie kadr i ciągłego monitorowania zgodności z przepisami. Alternatywą może być prosty, nowoczesny benefit – taki jak karty żywieniowe Flexee.

Zamiast konstruować skomplikowane tabele premiowe, pracodawca może:

• zasilać kartę pracownika określoną kwotą środków przeznaczonych na posiłki,
• zapewnić realne wsparcie domowego budżetu,
• oszczędzić na  ZUS – nawet 250 zł miesięcznie na pracownika (przy spełnieniu warunków dotyczących przeznaczenia środków i sposobu korzystania z karty).

Dla firmy oznacza to wymierne oszczędności – nawet kilka tysięcy złotych rocznie na jednym etacie. Istotną zaletą jest również uproszczenie rozliczeń w porównaniu z klasyczną premią pieniężną, która co do zasady zwiększa podstawę wymiaru składek. Taki model daje też większą przewidywalność kosztów niż rozbudowane systemy premii wynikowych.

Dla pracownika to z kolei realna wartość netto. Są to środki, które można przeznaczyć na codzienne zakupy spożywcze lub posiłki na mieście, bez konieczności analizowania skomplikowanych formuł premiowych.

W wielu organizacjach karty Flexee pełnią funkcję nowoczesnego dodatku premiowego. Zamiast kolejnej podwyżki czy zmiennej premii pracodawca proponuje benefit, który jest jednocześnie prosty komunikacyjnie, atrakcyjny dla zespołu i bezpieczny pod kątem składek ZUS.

Zastanawiasz się, jak zoptymalizować koszty premii i uniknąć ryzykownych zapisów w regulaminach? Skontaktuj się z nami! Pomożemy Ci wdrożyć karty Flexee, które dadzą Twoim pracownikom realną wartość netto, a Twojej firmie wymierne oszczędności ZUS.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19740240141
2. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania: https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzienniki-UE/dyrektywa-2023-970-w-sprawie-wzmocnienia-stosowania-zasady-rownosci-72164952