Webinar z Moniką Smulewicz – karta żywieniowa Flexee rewolucjonizuje benefity i zapewnia oszczędności na ZUS

Webinar z Moniką Smulewicz to praktyczny przewodnik wdrożenia kart żywieniowych w firmie. Dowiesz się z niego, jak uwzględnić obowiązujące przepisy prawne i wybrać system, który okaże się niemal bezobsługowy na dłuższą metę. To tylko jedna godzina, a może Ci oszczędzić bardziej czasochłonnych i kosztownych problemów. A jeśli nie masz teraz chwili na to, by obejrzeć nagranie, zapisz je na później i sprawdź najważniejsze wnioski poniżej.

Korzyści z karty Flexee – najważniejsze informacje:

• Karta Flexee to elastyczny benefit dostosowany do dzisiejszego rynku. 
• Na wdrożeniu tego rozwiązania zyskuje i pracownik, i pracodawca.
• Karta żywieniowa Flexee to jedyne rozwiązanie zapewniające pozytywną interpretację ZUS-u.
• Udostępnienie karty Flexee jako benefitu nie generuje dodatkowej pracy dla działu HR.

Od owocowych czwartków do elastyczności – rynek benefitów w czasach walki o talenty.

Owocowe czwartki czy karty sportowe były dawniej symbolem dbania o pracownika poprzez oferowanie mu dodatków wykraczających poza standardowe wynagrodzenie. Dziś są jednak traktowane jako jego integralna część, a tym samym nie spełniają już swojej motywującej funkcji. 

Z myślą o skutecznym utrzymywaniu i pozyskiwaniu talentów pracodawcy muszą zatem wykraczać poza te ramy, szukając benefitów bardziej elastycznych i dopasowanych do dzisiejszego rynku. Właśnie takim stwierdzeniem rozpoczął się webinar Flexee z udziałem Moniki Smulewicz, a na jego cel wyznaczono wskazanie korzystniejszych sposobów na uatrakcyjnienie wynagrodzenia dla zespołu.

Karta żywieniowa – dlaczego właśnie teraz zyskuje na znaczeniu?

Do września 2023 roku pracodawcy mogli udostępniać pracownikom kartę lunchową do wykorzystania na gotowe posiłki. W tym momencie weszła w życie nowelizacja Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, która rozszerzyła zakres tego benefitu o możliwość robienia zakupów spożywczych w placówkach handlowych. Dodatkowo zwiększono miesięczną kwotę wolną od ZUS-u z 300 do 450 zł. 

Udowodnienie wydatkowania środków z karty żywieniowej tylko na cele spożywcze uprawnia przedsiębiorcę do skorzystania ze zwolnienia ze składki ZUS. Kwota oszczędności na składkach wynosi obecnie do 250 zł na 1 pracownika, co przy wieloosobowym zespole równa się dużej oszczędności.

To wszystko przesądza o tym, że karta lunchowa wpisuje się w kryteria nowoczesnego, elastycznego benefitu pracowniczego. Dodatkowo przynosi również korzyści drugiej stronie – pracownikowi. W tym właśnie kryje się rewolucyjność tego rozwiązania, na którą wskazuje wypowiedź ekspertów z webinaru.

Pułapki interpretacyjne ZUS, czyli największe wyzwanie dla pracodawców.

Przed wrześniem 2023 roku, czyli kiedy można było płacić kartami żywieniowymi tylko w lokalach gastronomicznych, korzystanie ze zwolnienia ze składek najczęściej sprowadzało się do stworzenia wewnątrzfirmowego regulaminu i podpisania przez pracowników oświadczenia, w którym zobowiązują się do jego respektowania. Wraz ze wzrostem dostępnych sposobów wykorzystania kart, zwiększyła się też liczba kontroli i negatywnych decyzji ZUS. Zmusiło to przedsiębiorców do opłacenia zaległej składki wraz z ustawowymi odsetkami. To z kolei budzi wiele wątpliwości i obaw.

– Żyjemy na grząskim gruncie interpretacji. Dziś wiemy jedno, jutro ZUS zmienia stanowisko. Dlatego potrzebny jest proces, nie deklaracje – wskazują Agnieszka Stasiak i Andrzej Nowak z Flexee. Reprezentowane przez nich rozwiązanie pozwala bezobsługowo i automatycznie realizować wymogi ZUS, jednocześnie unikając zakwestionowania uprawnień do skorzystania ulgi w składkach.

Zgodnie z obecnym stanowiskiem ZUS-u, same oświadczenia pracowników nie są wystarczającym dowodem na to, że środki udostępnione na karcie żywieniowej kwalifikują się do zwolnienia ze składki. Na tej samej zasadzie niedopuszczalne jest weryfikowanie zakupów przez sprzedawcę, m.in. ze względu na brak ogólnokrajowej infrastruktury, coraz powszechniejszą obecność kas samoobsługowych w sklepach czy dostęp do płatności mobilnych.

Oba te modele zrzucają odpowiedzialność na osobę trzecią, która może być uczciwa, ale nie musi – to nie ona rozlicza się z ZUS-em i nie ona odpowiada za nieprawidłowości w tym zakresie. To płatnik składek – czyli przedsiębiorca – musi dbać o ich prawidłowe naliczenie i odprowadzenie.

Jedynie kontrola paragonów może być niepodważalnym dowodem w takiej sprawie, i to przy założeniu, że spełnia następujące wymogi:

• odbywa się stale, a nie wyrywkowo,
• precyzyjnie identyfikuje produkty wyłączone ze zwolnienia,
• przechowuje paragony do 5 lat. 

Technologia w służbie HR – jak Flexee zapewnia 100% bezpieczeństwa i zgodności z przepisami?

Ręczne zbieranie i magazynowanie paragonów wymagałoby od przedsiębiorcy dużego nakładu pracy. Niosłoby też za sobą wysokie ryzyko popełnienia błędu przez czynnik ludzki. Problemy te eliminuje karta Flexee, która automatyzuje ten proces i upraszcza za sprawą technologii z zakresu AI. 

– Nie ma technologii, która w sklepie zablokuje konkretny produkt. Dlatego my kontrolujemy po paragonie i rozliczamy tylko część niekwalifikowaną – tak w skrócie przedstawia swoje rozwiązanie w webinarze Andrzej Nowak. System opiera się na kilku filarach.

1. Pracownik wgrywa paragony z placówek handlowych do aplikacji Flexee.
2. Sztuczna inteligencja wnikliwie analizuje informacje z paragonu i albo kwalifikuje wydatki, albo je odrzuca i wzywa pracownika do dopłaty poza systemem.
3. Raporty z wykorzystania karty Flexee przez każdego pracownika pozostają do wglądu przez 5 lat, gdyby przydarzyła się kontrola ZUS-u.

Ponadto Flexee ma wiele pozytywnych interpretacji ZUS-u, które wskazują tę kartę jako w pełni zgodną z obecnymi wymogami. Decyzje te są aktualizowane na bieżąco, więc przedsiębiorca nie musi zwracać się do tej instytucji z własnym zapytaniem i czekać na indywidualną odpowiedź.

Realne korzyści po obu stronach – co zyskuje firma, a co pracownik?

Zastosowanie karty Flexee może przynieść korzyści obu stronom: i pracownikowi, i pracodawcy. Dotyczą one jednak różnych kwestii.

Jak zostało to wspomniane w webinarze, karta żywieniowa ma siłę nabywczą pieniędzy dla pracownika, a pracodawcy daje oszczędność na ZUS-ie – to tańsza forma podwyżki. Przy zasileniu do 450 zł, kwota oszczędności na składkach wynosi do 250 zł miesięcznie na 1 pracowniku. Zapewnia to dużą elastyczność w zarządzaniu firmowymi kosztami. Dodatkowo karta może budować wizerunek nowoczesnej organizacji, a niekiedy także motywować pracowników do przychodzenia do biura – np. wtedy, gdy można za to dostać wyższe doładowanie karty.

Z punktu widzenia pracownika najważniejsza jest rzeczywista przydatność na co dzień. Każdy musi prędzej czy później uzupełnić zapasy w lodówce, a i zjedzenie czegoś na mieście, zamówienie posiłku z dowozem do domu czy zakup szybkiej przekąski stanowi częstą pokusę. Mając do dyspozycji 450 zł do wykorzystania na różne cele spożywcze oraz dodatkowe korzyści w aplikacji (casback i rabaty), pracownik cieszy się swobodą wyboru.

Wdrożenie bez bólu głowy. Jak w praktyce wygląda implementacja karty żywieniowej w firmie?

Na docenienie zasługuje też sam proces wdrożenia kart żywieniowych w organizacji. Jak mówi Agnieszka Stasiak, po zawarciu umowy z Flexee pracodawca dostaje gotowy zestaw dokumentów, a regulamin w aplikacji jest tworzony i dopracowywany wspólnie z nim. Dodatkowo weryfikacja tego, czy wszystkie wydatki się z nim zgadzają, oraz odliczanie tych niekwalifikowanych zachodzi w pełni automatycznie za sprawą sztucznej inteligencji. 

To wszystko minimalizuje dodatkowe obciążenie działu księgowości i zespołu HR. Mogą one przekierować swoje siły na inne działania, zamiast sprawować nieustanną kontrolę nad benefitem. W długiej perspektywie jest to zatem kolejna korzyść finansowa dla pracodawcy.

Po stronie pracownika proces także nie generuje problemów. Obsługa aplikacji jest intuicyjna, a główny wysiłek sprowadza się do regularnego wgrywania paragonów z transakcji w placówkach handlowych. W przypadku płatności w lokalach gastronomicznych nie jest to konieczne. W razie wątpliwości do dyspozycji jest dedykowana infolinia, na której można poszukać pomocy.

Przyszłość benefitów jest elastyczna i… smaczna.

Jak wspomniała Agnieszka Stasiak: – Owocowe czwartki czy pizza w piątek już nie wystarczają. Dziś myślimy o użytkowniku benefitu i tym, co realnie jest dla niego atrakcyjne. Właśnie tym może stać się karta lunchowa Flexee. Można zapłacić nią za gotowy posiłek, a także za produkty do zapełnienia lodówki i samodzielnego gotowania. To sprawia, że skorzysta na niej każdy, w tym także pracodawca – zapłaci niższą składkę ZUS.

Jeśli planujesz wdrożenie takiego benefitu w swojej firmie, skonsultuj się z doradcami Flexee. Otrzymasz profesjonalne wprowadzenie, a następnie pewność, że wszystko jest zgodne z aktualnym stanowiskiem ZUS-u – a tym samym brak problemów w razie ewentualnej kontroli.